Công thức 3 bước của bạn để có cách tiếp cận email không gây căng thẳng

“Tắt thông báo Hộp thư đến”.

“Chỉ kiểm tra email một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi chiều - không hơn, không kém”.

“Đặt câu trả lời‘ vắng mặt ’để mọi người biết bạn đang tập trung vào công việc và không kiểm tra email”.

Những lời khuyên về quản lý email như thế này thường được đưa ra bởi các chuyên gia về công việc và nghề nghiệp, những người cảnh báo rằng Hộp thư đến là kẻ giết chết năng suất cuối cùng. Và đúng là như vậy: Một trong những công cụ phổ biến nhất của doanh nghiệp hiện đại đã trở thành một trong những nhược điểm lớn nhất của nó. Để tập trung, chúng ta cần giới hạn thời gian ngồi tù mỗi ngày.

Điều mà các chuyên gia năng suất không chia sẻ là sức mạnh gây mất tập trung của email đi sâu hơn nhiều so với việc chỉ làm gián đoạn quy trình làm việc của chúng tôi. Trên thực tế, thói quen kỹ thuật số của bạn kết nối với các yếu tố tâm lý xảy ra bên ngoài nhận thức của bạn.

Thói quen email của bạn đang nói với bạn điều gì

Khi bạn gặp phải tình trạng kích hoạt - hãy nói ding thông báo cho bạn về một thư mới trong Hộp thư đến của bạn - có lẽ phản ứng đầu gối của bạn là phản hồi ngay lập tức. Bạn quay sang điện thoại hoặc máy tính xách tay của mình và bắt đầu khai thác.

Sau khi phản hồi, bạn trải qua một chút hài lòng. Bạn cảm thấy hiệu quả và bạn sẽ không ngại cảm thấy như vậy thường xuyên hơn. Nhưng trước khi biết được điều đó, bạn thấy mình luôn phải kiểm tra và trả lời các cảnh báo qua email vào mọi giờ: trong thời gian dành cho gia đình, ăn tối với bạn bè, khi đang đi bộ qua ngã tư. Bạn có thể nhận thấy rằng nó trở thành một xung động khó kiểm soát.

Loại phản hồi này là một dạng "nhận thức ngầm", các mẫu vô thức ảnh hưởng đến cách chúng ta hành xử - và đó là lý do tại sao nó lại khó không phải để kiểm tra Hộp thư đến của bạn. Nó xảy ra khi, theo thời gian, quá trình suy nghĩ của bạn mờ dần vào nền. Bây giờ nó hình như tự động, nhưng trên thực tế, có sự giao tiếp phức tạp giữa não, cơ thể và hệ thần kinh của bạn đang diễn ra.

Với việc kiểm tra và trả lời email, những gì bắt đầu như một quyết định mà bạn đưa ra một cách có ý thức sẽ sớm biến thành việc tự động nhấn "làm mới" trên Hộp thư đến của bạn mà không cần suy nghĩ về điều đó. Khi nhận thức tiềm ẩn xuất hiện, chúng ta kiểm tra email một cách bốc đồng, thường là khi chúng ta biết rằng mình nên làm việc gì đó quan trọng hơn.

Mặc dù ban đầu bạn có thể cảm thấy tốt khi trả lời các email đêm khuya, nhưng làm như vậy có thể nhanh chóng ảnh hưởng đến các mối quan hệ, thời gian và hạnh phúc nói chung của bạn nếu bạn để nó trở thành thói quen. Sự thích thú nhanh chóng đó, mặc dù không có lợi về lâu dài, nhưng lại lấn át lý lẽ thông thường. Bởi vì chúng tôi nhầm lẫn giữa sự hài lòng của việc trả lời email với năng suất, chúng tôi làm điều đó nhiều hơn cho đến khi chúng tôi thấy nó đã ăn sâu vào thói quen hàng ngày của chúng tôi.

Một cách tiếp cận có ý thức với email: 3 câu hỏi để hỏi

Bạn có thể huấn luyện lại bộ não của mình để có khả năng lưu tâm và có chủ đích hơn trong cách bạn sử dụng email, điều mà tôi dạy thêm trong REWIRE, một chương trình được thiết kế để giúp mọi người xây dựng thói quen lành mạnh và mối quan hệ tốt hơn với công nghệ. Cũng như các mẫu tiêu cực khác, bắt đầu bằng việc tự hỏi bản thân một vài câu hỏi chính để khám phá ra những lý do cơ bản khiến bạn thường xuyên rơi vào lỗ hổng email.

1. "Đây có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của tôi không?"

Bạn đã làm gì ngay trước khi trở thành nạn nhân của Hộp thư đến của mình? Email là tác nhân gây mất tập trung lớn, vì vậy hãy sử dụng câu hỏi này để kiểm tra và xem liệu sự thôi thúc kiểm tra thư của bạn có làm mất sự chú ý của bạn trong suốt thời gian làm việc hiệu quả hay không.

Nhiều email có thể nhanh chóng được đọc, trả lời bằng câu đơn giản “có” hoặc “không” hoặc được gửi lại sau. Một nguyên tắc nhỏ: nếu hành động có thể được hoàn thành trong vòng 5 phút, hãy hoàn thành nó ngay bây giờ. Tiết kiệm khoảng thời gian dài hơn mà không bị gián đoạn để hoàn thành công việc có ý nghĩa và có tác động cao.

2. “Tại sao tôi cảm thấy cần phải kiểm tra email ngay bây giờ?”

Khi bạn nhận thấy mình đang liên quan đến email của mình, hãy chuyển sang cách tiếp cận có ý thức và có ý thức hơn trước khi tiếp tục. Điều gì khác đang xảy ra khi bạn chuyển sang làm mới Hộp thư đến của mình? Bạn có đang cảm thấy cô đơn, buồn chán hoặc sợ bị đánh giá là lười biếng nếu bạn không phản hồi nhanh chóng không? Khi bạn đã khám phá ra căn nguyên của sự thôi thúc, hãy tìm cách lành mạnh hơn để thỏa mãn nhu cầu về tình cảm hoặc thể chất mà bạn đã xác định.

Trong cuốn sách của cô ấy Tốt hơn so với trước đây, chuyên gia về hạnh phúc Gretchen Rubin, gợi ý nên tạo một thực đơn gồm các món “đãi ngộ” - những thú vui nhỏ hoặc những niềm đam mê đóng vai trò là phương tiện giải tỏa căng thẳng hiệu quả. Rubin chỉ ra rằng thông thường những món ăn không tốt cho sức khỏe không liên quan đến việc ngồi trước màn hình, thay vào đó chúng là những hành động, con người hoặc những thứ giúp bạn hồi sinh. Một vài ví dụ như chơi với chú chó của bạn trong 20 phút, mua cho mình một ly trà thảo mộc ngon, đi học yoga, vẽ nguệch ngoạc trị liệu trong một cuốn sách tô màu dành cho người lớn, hoặc sắp xếp bàn làm việc của bạn (bởi vì nếu bạn là một người thích ngăn nắp như tôi, bạn thực sự thấy rằng thư giãn).

3. "Tôi đang cố gắng hoàn thành mục tiêu nào?"

Có một lý do tại sao nhiều người thành công nhất trên thế giới tránh kiểm tra email đầu tiên vào buổi sáng. Đó là bởi vì với tư cách là Brendon Burchard, chuyên gia phát triển cá nhân và tác giả của Khoản phí nói, "Hộp thư đến không là gì ngoài một hệ thống tổ chức thuận tiện cho các chương trình nghị sự của người khác." Nếu không cẩn thận, bạn có thể bị cuốn vào công việc bận rộn, chỉ đơn giản là phản ứng với yêu cầu của người khác mà không tạo thời gian để hoàn thành các dự án và ưu tiên quan trọng nhất của mình.

Để tránh cái bẫy này, hãy đặt ý định hoặc lý do cụ thể để mở Hộp thư đến của bạn (tức là “Gửi cho sếp của tôi tài liệu để xem xét cho cuộc họp lúc 1 giờ chiều”, “Tìm và in thông tin chuyến bay”). Xác định những gì bạn muốn đạt được trước bạn đi sâu vào email giúp bạn luôn tập trung. Nó làm gián đoạn chu kỳ nhận thức ngầm thường khiến bạn bị sa lầy trong Hộp thư đến của mình. Thay vào đó, bạn vẫn kiểm soát hành vi của mình, điều này giúp bạn thoải mái ra vào Hộp thư đến và chuyển sang các mục có ý nghĩa lớn hơn.

Một chiến lược tốt khác để kiểm tra thói quen sử dụng email của bạn là lật lại phương trình và nghĩ về những gì bạn đang bỏ lỡ khi kiểm tra nó. Là con người, chúng ta bị thúc đẩy bởi những mất mát hơn là đạt được, vì vậy, việc biết những việc quan trọng cần làm mà bạn đang hy sinh bằng cách ghi nhớ email có thể giúp bạn chuyển sang hành động và tái ưu tiên để làm những việc thực sự quan trọng. Nếu bạn giống như hầu hết chúng ta, bạn gặp khó khăn khi xem qua tất cả các mục trong danh sách việc cần làm của mình trong một ngày, nhưng bằng cách xem xét những mục nào được ưu tiên, mức lỗ ròng của bạn sẽ thấp hơn.

Hầu hết chúng ta không nhận thức được mức độ mà chúng ta hy sinh sự chú ý vào Hộp thư đến của mình. Chúng tôi cảm thấy không tập trung, nhưng không nhận ra thói quen kiểm tra email tự động không cần đầu óc của mình góp phần vào sự mệt mỏi và kiệt sức như thế nào. Tự hỏi bản thân những câu hỏi này có thể giúp xác định liệu thói quen sử dụng email đang dẫn bạn đến thành công hay kìm hãm năng suất của bạn. Được trang bị thông tin này, bạn có quyền bỏ qua dingsping và kiểm soát lại Hộp thư đến của bạn.

Tái bút: Nếu bạn đã sẵn sàng để kiểm soát lại thời gian của mình, thay đổi thói quen kỹ thuật số và sống một cuộc sống cân bằng hơn, khóa học REWIRE của tôi là dành cho bạn. Đăng ký tại đây để tìm hiểu thêm!

!-- GDPR -->