Nhảy qua cơn bão quyết đoán
Đáp lại, những người không thành công trong việc khẳng định bản thân thường từ bỏ hoặc trở nên tức giận. Họ phản ứng bằng cách phớt lờ vấn đề, tự khắc phục vấn đề hoặc mất bình tĩnh. Hai cách tiếp cận đầu tiên có vẻ hiệu quả trong ngắn hạn, nhưng không hiệu quả về lâu dài. Khi mọi người tự hạ thấp nhu cầu của mình, tức giận và oán giận thường kéo theo, có thể dẫn đến các vấn đề về thể chất và cảm xúc (như đau đầu và trầm cảm). Và khi mọi người phản ứng bằng cách mất bình tĩnh bằng cách la hét và / hoặc gọi tên ai đó, bên kia thường sẽ trở nên phòng thủ và bất hợp tác hơn.
Vậy thì phải làm gì? Sách Hướng dẫn Giao tiếp Nâng cao dành cho Giao tiếp giữa các cá nhân của Toastmasters International cung cấp năm cách đơn giản nhưng mạnh mẽ để duy trì sự quyết đoán của một người.
1. Nhận ra vấn đề là do chính bạn:
Phần đầu tiên của bước một là nhận ra rằng vấn đề bạn đang gặp phải là do chính bạn. Ví dụ: nếu đồng nghiệp của bạn Pamela nói quá to trong các cuộc gọi bán hàng của cô ấy, đó không phải là vấn đề của cô ấy mà là vấn đề của bạn. Vì bất kỳ lý do gì mà giọng nói của cô ấy tăng vọt khi nói chuyện với khách hàng tiềm năng, đó không phải là hành vi khiến cô ấy buồn lòng — hoặc cô ấy sẽ không làm điều đó. Tuy nhiên, nếu nó làm bạn khó chịu và khó tập trung, đó là vấn đề của bạn — và bạn có quyền lên tiếng về nó!
2. Nêu vấn đề của bạn:
Bước thứ hai là trao đổi vấn đề bạn đang gặp phải mà không phán xét hay đổ lỗi cho người khác. Trong trường hợp trên, bạn chỉ cần mô tả vấn đề của mình với Pamela theo cách không cảm xúc. Ví dụ, bạn có thể nói với cô ấy: “Pamela, tôi không thể tập trung vào công việc của mình khi giọng nói trên điện thoại của bạn quá lớn”.
3. Chia sẻ cảm xúc của bạn:
Bước thứ ba để khẳng định bản thân một cách tích cực là chia sẻ cảm xúc của bạn, giải thích hành vi của người khác ảnh hưởng đến bạn như thế nào. Với Pamela ồn ào, bạn có thể nói điều gì đó như sau: “Tôi bị căng thẳng vì tôi không nghĩ rằng mình sẽ có thể hoàn thành thời hạn hôm nay.”
4. Chỉ định một giải pháp:
Đối với bước thứ tư, hãy diễn đạt giải pháp bằng giọng nói rõ ràng, không phán xét. Một ví dụ về điều này có thể là: “Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể hạ giọng đủ để khách hàng của bạn vẫn nghe thấy, nhưng không quá lớn để ảnh hưởng đến sự tập trung của tôi.”
5. Mô tả hậu quả:
Bước thứ năm này giúp người kia hiểu đầy đủ hơn về hành vi của cô ấy ảnh hưởng đến bạn như thế nào và những kết quả tích cực có thể đến nếu cô ấy tôn trọng và làm theo yêu cầu của bạn. “Nếu bạn làm được điều này, thì tôi sẽ có thể tập trung hơn và hoàn thành thời hạn hôm nay.”
Lời khuyên:
1. Lên tiếng càng sớm càng tốt:
Lên tiếng ngay lập tức có thể ngăn chặn sự bực bội và căng thẳng thêm. Ví dụ, khẳng định nhu cầu của bạn với đồng nghiệp Pamela ngay sau khi âm lượng của cô ấy gây ra sự phân tâm không cần thiết cho bạn, hy vọng sẽ giảm được hành vi vi phạm sớm hơn là muộn hơn.
2. Rõ ràng:
Nếu bạn chỉ nói rằng bạn khó tập trung nếu cuộc gọi đến văn phòng của mọi người quá ồn ào, Pamela có thể nghĩ rằng bạn đang nói về người khác. Chia sẻ vấn đề cụ thể và những gì người kia có thể làm để khắc phục vấn đề đó.
3. Duy trì sự thân thiện và bình tĩnh:
Duy trì một thái độ thân thiện giúp người khác phản ứng theo cách hợp tác hơn. Nếu bạn cũng giữ được bình tĩnh, điều đó sẽ giúp bạn được tín nhiệm và tăng thiện cảm của đối phương. Nếu bạn trở nên xúc phạm hoặc xúc phạm người khác, mọi người sẽ có nhiều khả năng trở nên phòng thủ và ít muốn giúp đỡ hơn.
Và… Khi bạn vẫn đụng phải bức tường gạch:
Hãy đối mặt với điều đó, cho dù bạn làm theo các bước này tốt đến đâu, sẽ có một số người trong cuộc sống của bạn không muốn hợp tác.
Ví dụ: Pamela có thể đáp ứng yêu cầu của bạn để giảm giọng nói trên điện thoại của cô ấy bằng cách nói những điều như sau: “Nhưng tôi phải lên tiếng trong các cuộc gọi bán hàng vì nó giúp tôi tập trung”. Pamela cũng có thể trở nên phòng thủ, đả kích: "Chà, bạn nên biết rằng nó đẩy tôi vào chân tường khi bạn húp cà phê!" Không phản hồi nào thừa nhận yêu cầu của bạn.
Vậy thì, bạn có thể làm gì? Đi đúng hướng. Trước tiên, hãy cho Pamela biết rằng bạn đã lắng nghe cô ấy - và nếu cần, hãy duy trì khiếu hài hước. Nó có thể đơn giản như: “Tôi hiểu rằng bạn cảm thấy điều đó giúp bạn tập trung khi nói lên các cuộc gọi bán hàng của mình” hoặc: “Tôi xin lỗi về hành động nói bậy của tôi (nếu bạn cũng có thể nở một nụ cười xin lỗi ở đây, tất cả tốt hơn!). Tôi không biết mình đã làm điều đó! Từ nay tôi sẽ cố gắng không nói to như vậy nữa! ” Nhưng sau đó, bạn quay lại ngay và lặp lại yêu cầu của mình một cách bình tĩnh: “Nhưng tôi thực sự cần tập trung vào công việc của mình, vì vậy tôi yêu cầu bạn giảm âm lượng xuống mức hợp lý hơn”.
Pamela có thể vẫn phản đối: “Nói vậy thì dễ. Nếu bạn đang bán hàng, bạn sẽ hiểu. "
Khi bạn thấy mình ở trong vòng lặp này, hãy bình tĩnh lặp lại cho đến khi bên kia hiểu (và hy vọng!) Cuối cùng cũng tuân theo yêu cầu của bạn.
