Email công việc bao gồm nhiều câu chuyện phiếm

Một nghiên cứu mới phát hiện ra rằng khoảng một trong số bảy email của công ty có chứa tin đồn. Và, nếu ước tính của một người dùng doanh nghiệp trung bình gửi / nhận 112 email mỗi ngày là đúng, thì phép toán tính ra khoảng 16 email tầm phào mỗi ngày.

Tuy nhiên, trước khi các nhà quản lý tạo ra các chính sách mới hoặc viết cảnh báo cho nhân viên, họ cần được nhắc nhở rằng các nhà nghiên cứu cũng đã xác định kỹ thuật số Nhovine được sử dụng bởi tất cả các cấp quản lý (mặc dù các cấp thấp hơn nói nhiều nhất).

Phó giáo sư Eric Gilbert, Tiến sĩ tại Georgia Tech, đã phát hiện ra những mẩu tin nhỏ này bằng cách kiểm tra hàng trăm nghìn email từ tập đoàn Enron trước đây.

Trong nghiên cứu của mình, ông định nghĩa "tin đồn" là những tin nhắn chứa thông tin về một người hoặc những người không nằm trong số những người nhận - gần 15 phần trăm email đủ tiêu chuẩn là tin nhắn văn phòng.

Gilbert, người nghiên cứu về máy tính xã hội, nói: “Tin đồn có một bản rap tệ. “Khi bạn nói 'gossip', hầu hết mọi người ngay lập tức có cách hiểu tiêu cực, nhưng đó thực sự là một hình thức giao tiếp rất quan trọng.

“Ngay cả những thông tin nhỏ, như‘ Eric nói rằng anh ấy sẽ đến muộn cho cuộc họp này ’, cộng lại; chỉ sau một vài tin nhắn, bạn bắt đầu có ấn tượng rằng Eric là một người đến muộn. Nói chuyện phiếm nói chung là cách chúng ta biết những gì chúng ta biết về nhau, và đối với nghiên cứu này, chúng tôi xem nó đơn giản như một phương tiện để chia sẻ thông tin xã hội. "

Các nhà nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng những câu chuyện phiếm “tiêu cực”, được đặc trưng bởi một phân tích Xử lý văn bản bằng ngôn ngữ tự nhiên, trên thực tế phổ biến hơn 2,7 lần so với những câu chuyện phiếm tích cực, mặc dù một phần đáng kể tin nhắn là trung lập.

Theo Gilbert và Ph.D. sinh viên Tanushree Mitra, đại diện cho một bài kiểm tra quan trọng về lý thuyết nhân chủng học về những câu chuyện phiếm trong một thứ có thể được gọi là phương tiện xã hội điện tử phổ biến nhất thế giới: email.

Mitra nói: “Có một tài liệu phong phú về nhân chủng học và xã hội học về tính phổ biến và tiện ích của những câu chuyện phiếm giữa các nhóm xã hội loài người.

“Một cuộc khảo sát gần đây về tài liệu đó đã tóm tắt tin đồn có bốn mục đích chính: thông tin, giải trí, thân mật và ảnh hưởng. Chúng tôi đã tìm thấy bằng chứng về tất cả các danh mục đó trong các email của Enron, liên quan đến cả mối quan hệ kinh doanh và cá nhân ”.

Các nhà nghiên cứu đã phân chia các email thành bảy lớp trong hệ thống phân cấp Enron, từ các nhân viên văn phòng cấp bậc cho đến chủ tịch và giám đốc điều hành, và nhận thấy các email buôn chuyện chảy trong và giữa gần như mọi cấp độ, với mức độ nặng nhất trong số các cấp bậc và -tập tin.

Tuy nhiên, luồng lớn thứ hai trong một cấp duy nhất xảy ra giữa các phó chủ tịch và giám đốc của Enron, và xét trên phạm vi rộng, luồng tin đồn tăng mạnh nhất là từ các phó chủ tịch và giám đốc lên một cấp cho đến chủ tịch và giám đốc điều hành. Các phó chủ tịch và giám đốc cũng là những người có xu hướng đi xuống nhiều nhất trong chuỗi, với luồng giảm mạnh nhất bắt nguồn từ cấp của họ và kết thúc ở cấp thấp nhất, cấp bậc và tệp.

Các nhà nghiên cứu đã biết rằng sự phá sản của Enron 2001 và sự suy sụp tổng thể cho thấy rõ ràng rằng nhiều điều còn thiếu sót trong bối cảnh công ty này. Vì vậy, những phát hiện có thể phản ánh một văn hóa doanh nghiệp ngoài tầm kiểm soát?

Gilbert nói: “Enron chắc chắn có thứ có thể gọi là‘ văn hóa cao bồi ’, nhưng tôi nghi ngờ cách họ cư xử trong nội bộ với nhau không khác biệt đáng kể so với hầu hết các tập đoàn khác của Hoa Kỳ.

“Rất nhiều email mà chúng tôi đang xem là từ xếp hạng và hồ sơ và chính các CEO của Enron - một phần nhỏ dân số nhân viên - là người khởi xướng và chỉ đạo các hành động đưa công ty đi xuống. Những nhân viên bình thường không biết chuyện gì đang xảy ra ”.

Thật thú vị, kho tài liệu Enron - khoảng 600.000 tin nhắn được mua sau khi công ty phá sản và hiện được cung cấp miễn phí để nghiên cứu - đại diện cho cơ quan email tự nhiên có thể truy cập công khai lớn nhất thế giới. Cơ sở dữ liệu đã cung cấp rất nhiều tiến bộ khoa học và kỹ thuật.

Ví dụ, Gilbert cho biết, các bộ lọc thư rác email đã có một bước tiến vượt bậc về hiệu quả vào năm 2005 phần lớn là do những tiến bộ đạt được từ việc phân tích kho dữ liệu Enron.

Và gần đây, chính Gilbert đã sử dụng email Enron để phát hiện ra rằng một số từ và cụm từ nhất định trong email có thể dự đoán chính xác liệu những thông điệp đó được gửi lên hay xuống hệ thống phân cấp của công ty. Tuy nhiên, anh thừa nhận đã nhận thấy mức độ tin đồn tại nơi làm việc chảy qua email cao hơn một chút so với mong đợi.

Gilbert nói: “Tôi hơi ngạc nhiên khi thấy con số này là gần 15%. “Nhưng một lần nữa, chuyện phiếm là điều mà tất cả chúng ta đều làm trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Tôi tưởng tượng rằng các giám đốc điều hành của công ty có thể sẽ lưu ý điều này — và sau đó gửi một email cho Jennifer ở dưới hành lang nói rằng Bob lúc nào cũng mua hàng. ”

Nguồn: Georgia Tech