9 mẹo giúp bạn trở nên năng suất hơn ngay bây giờ

Không bao giờ có đủ giờ trong ngày. Tôi ước tôi có nhiều thời gian hơn! 

Bạn có thấy mình đang nói một số phiên bản ở trên khoảng một nghìn lần trong ngày (cho hoặc nhận) không?

Mặc dù nhiều giờ hơn trong ngày có thể tốt, nhưng không hẳn là thiếu thời gian khiến chúng ta không thể hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành mục tiêu của mình.

Đôi khi, điều ngăn cản chúng ta là suy nghĩ của chúng ta. Ví dụ, bạn có nghĩ rằng bạn phải tự làm mọi thứ không? Bạn có cảm thấy cần phải nói có với mọi email, cuộc họp và cơ hội không? Bạn đang chờ đợi thời điểm thích hợp để bắt đầu một dự án ý nghĩa?

Đôi khi, những gì ngăn cản chúng ta là một rào cản thực tế, chẳng hạn như không biết một nhiệm vụ thực sự mất bao lâu hoặc không hoạt động trong thời gian làm việc hiệu quả cao nhất của chúng ta (điều này khác nhau ở mỗi người).

Rất may, đây không phải là những trở ngại không thể vượt qua. Chúng có thể được điều chỉnh, sửa đổi và khắc phục và bạn có thể làm điều đó ngay bây giờ. Dưới đây là chín chiến lược chuyên gia để thử.  

Sử dụng các túi thời gian nhỏ. “Cách tốt nhất để làm việc hiệu quả hơn là ngừng chờ đợi đến đúng thời điểm,” Debra Eckerling, tác giả củaHướng dẫn mục tiêu của bạn: Lộ trình thiết lập, lập kế hoạch và đạt được mục tiêu của bạn. Eckerling làm việc với các cá nhân và doanh nghiệp để đặt mục tiêu và quản lý dự án.

Làm việc theo từng bước — ngay bây giờ — có thể giúp bạn đạt được tiến bộ đáng kể và thực sự hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là xuất bản một bài đăng trên blog mỗi tuần một lần, Eckerling nói, bạn có thể viết một bản nháp vào thứ Hai; sửa lại nó vào thứ ba; xem lại nó và thêm hình ảnh và liên kết vào thứ Tư; và xuất bản và quảng bá nó vào thứ Năm.

Theo dõi thời gian của bạn. Bạn có biết bạn mất bao lâu để trả lời email không? Hay viết xong báo cáo đó? Hay hoàn thành bản nháp đầu tiên của bài báo của bạn? Theo nhà văn năng suất Marija Kojic, "nếu bạn biết bạn như thế nào hiện tại dành thời gian, bạn sẽ biết chính xác cách bạn có thể cải thiện thời gian của mình để làm việc hiệu quả hơn trong tương lai.”

Kojic đã chia sẻ ví dụ này: Sau khi theo dõi thời gian của mình, bạn phát hiện ra rằng mỗi ngày bạn dành 3 giờ để xóa email và trả lời mọi email bạn nhận được. Điều đó có nghĩa là ít nhất 2 giờ bạn có thể phân bổ cho các ưu tiên của mình.

Ủy quyền và tự động hóa. Matt Bodnar, một chuyên gia chiến lược, đồng thời là người sáng tạo và người dẫn chương trình The Science of Success Podcast, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiết kiệm khả năng sáng tạo và quyền ra quyết định của chúng ta cho các nhiệm vụ quan trọng và có tác động cao (sẽ khác đối với mọi người). Đầu tiên, anh ấy đề xuất kiểm kê cuộc sống của chính bạn (sau đây là cách anh ấy thực hiện) và xác định các nhiệm vụ và hoạt động đang lãng phí thời gian và năng lượng của bạn. Sau đó, hãy xem xét cách bạn có thể ủy quyền hoặc tự động hóa chúng.

Ví dụ: Bodnar có một trợ lý ảo, người lên lịch cho hầu hết các cuộc họp của anh ấy, hoàn thành báo cáo chi phí và đặt lịch cho chuyến đi của anh ấy. Những điều tưởng như nhỏ nhặt này lại cộng lại. Như anh ấy lưu ý, “Ngay cả việc giải phóng 5 giờ mỗi tuần (một giờ mỗi ngày) thời gian quản trị bị lãng phí cũng có thể rất lớn. Đó là 20 giờ mỗi tháng. Điều đó tương đương với một tuần làm việc 40 giờ cứ sau 2 tháng được thêm vào lịch của bạn. ”

Đối với podcast của mình, Bodnar chỉ tập trung vào việc ghi âm các cuộc phỏng vấn — anh ấy tự động hóa mọi thứ khác, bao gồm tiếp cận khách, sản xuất âm thanh, đăng tập và thiết kế đồ họa.

Bảo vệ các ưu tiên của bạn. Xác định điều gì quan trọng nhất đối với bạn. Điều gì tạo nên mục tiêu lớn của bạn, công việc sâu sắc của bạn? Khi bạn biết, điều quan trọng là phải tôn trọng những ưu tiên đó và từ chối bất kỳ điều gì không phù hợp với chúng, Bodnar nói.

Tất nhiên, bạn có thể cảm thấy tồi tệ khi nói không. Tuy nhiên, “nếu bạn thực sự muốn đạt được những ưu tiên lớn trong cuộc sống của mình, đôi khi bạn phải để mọi người khó chịu hoặc cảm thấy như bạn đã phớt lờ họ, bạn phải từ chối những cơ hội và bạn phải từ chối những cuộc họp không quan trọng. ” Bởi vì điều gì quan trọng hơn đối với bạn — chuyển đến số không hộp thư đến hoặc thực hiện một dự án có ý nghĩa?

Kết nối với “lý do tại sao” của bạn ở cấp độ sâu hơn. Tại sao bạn lại làm việc hướng tới mục tiêu mà bạn đang hướng tới? Bạn sẽ đạt được gì khi đạt được mục tiêu đó? Diễn giả và huấn luyện viên Jessi Beyer đề nghị trả lời những câu hỏi này và sau đó đưa nó đi xa hơn để tạo ra một kết nối cảm xúc.

Ví dụ: ở cấp độ bề mặt, lý do tại sao bạn cần phải hoàn thành một dự án nhất định để đủ điều kiện được thăng chức hoặc tăng lương là được thăng chức hoặc tăng lương đó. Nhưng khi suy ngẫm kỹ hơn, mối quan hệ tình cảm sẽ bền chặt hơn cho gia đình bạn, nhiều tiền hơn cho quỹ học đại học của con gái bạn và những giờ làm việc hiệu quả hơn để bạn thực sự có thể tham gia các trò chơi và buổi biểu diễn thể thao của con mình.

“Ràng buộc‘ tại sao ’của bạn vào một thứ gì đó rất yêu quý đối với bạn sẽ khiến nó thậm chí còn trở thành động lực mạnh mẽ hơn,” Beyer nói.

Bà cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung vào “sự hài lòng bên trong” so với “sự công nhận bên ngoài”. “Bạn không thể kiểm soát cách mọi người suy nghĩ hoặc hành động và động lực của bạn sẽ thất bại khi tất cả những gì bạn có là ước mơ viển vông là làm cho người khác thích bạn”.

Một khi bạn biết sâu hơn lý do tại sao, hãy viết nó ra và để ở nơi nào đó dễ nhìn thấy.

Đặt lịch hẹn với chính mình. Giữ cuộc hẹn với người khác dễ dàng hơn nhiều so với việc thực hiện các cam kết của chính chúng ta. Nhưng đừng để điều đó ngăn cản bạn làm điều đó. Eckerling khuyên bạn nên xem qua lịch trình của bạn và chặn thời gian hoặc tạo "cuộc hẹn" cho công việc tập trung. Một cuộc hẹn thường trực thậm chí còn tốt hơn, cô nói.

Khi bạn kết thúc phiên tập trung của mình, hãy ghi lại những gì bạn đã hoàn thành, cô ấy nói. “Bằng cách đó, vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng, bạn có thể nhìn lại và thấy được sự tiến bộ của mình. Khi bạn thấy mình đã hoàn thành được bao nhiêu, điều đó sẽ truyền cảm hứng để bạn làm việc hiệu quả hơn nữa. "

Tuân theo quy tắc 2 phút. Alexis Haselberger, một huấn luyện viên quản lý thời gian và năng suất làm việc với các cá nhân và nhóm để giúp họ tăng năng suất và giảm căng thẳng cho biết: “Nếu chỉ mất chưa đến 2 phút, hãy làm ngay bây giờ. Cô đã chia sẻ những ví dụ sau: Trả lời lời mời ngay khi bạn nhận được lời mời; quét hoặc cắt nhỏ một mẩu giấy trên bàn của bạn.

Kojic cho biết một biến thể khác của quy tắc 2 phút là cam kết thực hiện một nhiệm vụ khó khăn mà bạn đang tránh chỉ trong 2 phút. Điều này xuất phát từ Định luật thứ nhất của Newton: “Một vật thể ở trạng thái nghỉ sẽ đứng yên và một vật thể đang chuyển động sẽ chuyển động”. Ý tưởng là nếu bạn bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ, bạn có thể sẽ tiếp tục làm việc đó (sau 2 phút), bởi vì bạn đã trong chuyển động, Kojic nói.

Tạo một lời nhắc nhở trực quan về mục tiêu của bạn. Điều này như một lời nhắc nhở về những gì bạn đang hướng tới, theo Eckerling. Cô ấy lưu ý rằng lời nhắc của bạn có thể là khẩu hiệu: “điều gì đó ngắn gọn, linh hoạt và đáng nhớ, dựa trên sứ mệnh cá nhân hoặc dự án của bạn”, chẳng hạn như “chia sẻ câu chuyện của tôi” hoặc “tiếp tục thực hiện”. Hoặc nó có thể là một lời bài hát đầy sức mạnh. Eckerling thích "Tôi không định cư" trong bài hát "Settlin" của Sugarland.

Lời nhắc của bạn cũng có thể là hình ảnh của thứ gì đó bạn muốn tạo. Bất cứ điều gì bạn chọn, hãy đặt nó trong văn phòng của bạn hoặc trên nền máy tính của bạn, hoặc bất cứ nơi nào bạn nhìn hàng ngày.

“[S] e ngại rằng những gì bạn đang hướng tới là khả thi vừa là nguồn cảm hứng vừa là động lực thúc đẩy.”

Xác định thời gian cao điểm của bạn. Theo Eileen Roth, một chuyên gia năng suất và tác giả của cuốn sách, khi có thể, hãy xử lý các dự án khó khăn nhất của bạn trong thời gian cao điểm nhất. Tổ chức cho hình nộm. Để khám phá thời gian đỉnh cao của bạn, cô ấy đề nghị chú ý đến thời điểm bạn cảm thấy tốt nhất trong 3 đến 4 ngày:

• Khi thức dậy, bạn có cảm thấy bị "sạc" không? Bạn có hoàn thành được nhiều việc hơn vào buổi sáng nhưng cảm thấy như bạn đang kéo dài vào buổi chiều? Nếu vậy, bạn là một người buổi sáng.
• Nếu bạn dễ dàng hoàn thành nhiều việc hơn sau bữa trưa, thì bạn là một người thích làm việc buổi chiều.
• Nếu bạn làm việc hiệu quả nhất vào ban đêm và bạn làm việc từ 9 đến 5, hãy chọn thời điểm tốt thứ hai của bạn.

Một lựa chọn khác, Roth nói, là có “Giờ im lặng” và đặt một tấm biển trên cửa văn phòng hoặc tường phòng làm việc của bạn để thông báo cho đồng nghiệp quay lại sau một giờ. “Bạn có thể tiết kiệm 5 giờ một tuần theo cách này và có thể hoàn thành nhiều việc hơn bạn làm cả tuần…”

Roth cũng đề xuất chuyển các cuộc họp sang giờ không phải cao điểm của bạn, nếu có thể. Và nếu bạn phải làm việc trong thời gian không phải cao điểm, hãy bắt đầu với những phần dễ dàng hơn, thường xuyên hơn hoặc ít sáng tạo hơn của dự án, chẳng hạn như nghiên cứu hoặc nhập dữ liệu, cô ấy nói. Điều này giúp bạn có được động lực và tiếp tục.

Mặc dù chúng ta không thể có nhiều giờ hơn trong ngày, nhưng chúng ta có thể lên chiến lược và tập trung vào các ưu tiên của mình. Và bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ.

Bài viết này có các liên kết liên kết đến Amazon.com, nơi một khoản hoa hồng nhỏ được trả cho Psych Central nếu sách được mua. Cảm ơn bạn đã ủng hộ Psych Central!