6 bước để quản lý thời gian của bạn tốt hơn: Phỏng vấn với Russell Bishop

Hôm nay, tôi rất vui được phỏng vấn Russell Bishop, hiện là Biên tập viên Cao cấp của Huffington Post và là người sáng lập Bishop & Bishop, một công ty tư vấn và huấn luyện. Russell là tác giả của nhiều bài báo về sức mạnh của sự lựa chọn và nhận thức, và có hai cuốn sách đang được phát triển. Là một chuyên gia trong lĩnh vực chuyển đổi tổ chức và cá nhân, Russell đã huấn luyện các nhóm lãnh đạo, doanh nhân và CEO ở 34 quốc gia trên thế giới. Ông đã giảng dạy cho các chương trình MBA điều hành tại UCLA, Đại học Texas và Đại học Washington. Russell nhận bằng Thạc sĩ về Tâm lý Giáo dục tại Đại học California và hiện đang cư trú tại Santa Barbara, California.

Tôi rất mừng vì Eric chồng tôi đã không nghe lén được cuộc trò chuyện của chúng tôi, vì Eric đã theo dõi tôi hàng tháng trời để sắp xếp các email của tôi và xóa những email tôi không cần. Có lúc Russell hỏi tôi có bao nhiêu tin nhắn trong hộp thư đến. Tôi không thể tìm thấy số. Cuối cùng, tôi bắt đầu cộng tất cả các e-mail từ năm tài khoản của mình và tôi nói với anh ấy rằng con số này là khoảng 70.000.

Anh ta cười thành tiếng.

"Gì?" Tôi nói, "Có nhiều không?"

Dù sao đi nữa, tôi đang rất cần một số huấn luyện về quản lý thời gian và tổ chức, và tôi luôn thích những bài đăng của Russell trên The Huffington Post. Vì vậy, đây là chia sẻ một số mẹo tổ chức của anh ấy với bạn!

Therese: Trong bài đăng của bạn “Đa nhiệm có tốt cho bạn không?” bạn giải thích sự khác biệt giữa đa nhiệm và đa mục tiêu. Điều trước đây dẫn đến nửa nhiệm vụ, điều này không được khuyến khích. Làm thế nào để chúng ta tránh làm việc nửa vời?

Russell: Tôi nghĩ điều đầu tiên chúng ta cần làm là tập trung vào mục đích và giá trị của những gì chúng ta đang làm. Hầu hết mọi người đều bị phân tâm bởi những gì ở ngay trước mắt. Họ nhận được một e-mail, vì vậy họ đọc nó. Sau đó, họ với lấy một thứ gì đó và tìm thấy một ghi chú mà họ đã quên theo dõi, v.v. Họ nhìn thấy thứ ở ngay trước mặt họ. Và họ làm điều đó mà không cần suy nghĩ nhiều.

Therese: Vậy bạn đang nói rằng chúng ta cần sử dụng hệ thống quản lý thời gian bốn góc phần tư mà Stephen Covey trình bày trong cuốn sách của mình, “Bảy thói quen của những người thành công cao”, về việc phân biệt khẩn cấp với quan trọng?

Russell: Chính xác. Đó là một công thức cổ điển - khẩn cấp so với quan trọng - giúp một người dành sự quan tâm thích đáng cho điều gì đó – để đánh giá giá trị của nó – để những vấn đề không khẩn cấp không trở nên khẩn cấp. Bởi vì điều hấp dẫn chính mà tôi nghe được từ khách hàng của mình là họ liên tục chữa cháy. Tôi nói với họ, "Đừng trở thành kẻ đốt phá công ty."

Therese: Nghe hay đấy, nhưng làm thế nào để bạn làm được điều đó?

Russell: Bằng cách vận hành giống như một sở cứu hỏa. Liệu những người đó có đủ khả năng để chiếc xe tải bị xẹp lốp hoặc trục trặc cơ học? Không. Cuộc sống phụ thuộc vào sự xuất hiện của họ mà không gặp trở ngại. Vì vậy, họ thực hiện tất cả các biện pháp phòng ngừa cần thiết để họ được chuẩn bị. Họ bảo trì xe tải. Họ chạy qua các khóa đào tạo thích hợp.

Therese: Tôi đồng hành cùng bạn, nhưng điều đó có nghĩa là quản lý thời gian tốt hơn như thế nào?

Russell: Tôi nghĩ để không dập tắt ngọn lửa trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn, bạn cần phải 1. Lên kế hoạch, 2. Tham gia và 3. Hoàn thành nó. Bạn chỉ định giá trị cho từng nhiệm vụ và quyết định cách thực hiện để những gì còn lại chưa hoàn tác không bị cháy và gây ra vấn đề lớn.

Therese: Được rồi, vậy khi bạn nhận được e-mail hoặc ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó, bạn thực hiện kế hoạch phòng cháy chữa cháy này như thế nào?

Russell: Tôi có một loạt sáu câu hỏi mà tôi tự hỏi để xử lý thông tin.

1. Cái gì đây? Đây có phải là một thông tin? Có điều gì tôi phải làm?
2. Cần thực hiện thao tác gì? cái này mất bao lâu? Nếu chưa đầy hai phút, tôi có thể làm ngay bây giờ không?
3. (Nếu yêu cầu nhiều thời gian hơn hai phút) Giá trị nào sẽ hiển thị nếu tôi làm điều này? Tác động là gì?
4. Có đáng làm không? Hậu quả là gì nếu tôi làm điều này hoặc nếu tôi không làm điều đó?
5. Đây là trách nhiệm của tôi, hay là của người khác? Ai chịu trách nhiệm quản lý việc này?
6. Nó có thời hạn không? Nó có cần phải được thực hiện vào một ngày nhất định không? Và nếu đó không phải là trách nhiệm của tôi, tôi có cần phải theo dõi không?

Therese: Bạn sẽ nói sai lầm lớn nhất mà chúng ta mắc phải trong việc quản lý thời gian là gì?

Russell: Tôi nghĩ rằng chúng ta luôn cần đảm bảo rằng những gì chúng ta đang làm gắn liền với một mục tiêu có ý nghĩa, và bằng cách đó, chúng ta chỉ định tính chính trực của cá nhân cho mọi nhiệm vụ.