Các công cụ được rèn để giúp các nhóm ứng phó khẩn cấp Điều phối các tình nguyện viên

Trong bối cảnh thiên tai xảy ra, nhiều người liên hệ với các tổ chức hỗ trợ khẩn cấp để hỏi họ có thể giúp đỡ như thế nào, nhưng việc tổ chức tất cả các tình nguyện viên mới có thể tỏ ra khó khăn.

Hiện một nhóm nghiên cứu từ Đại học Bang North Carolina và Đại học Alabama đã phát triển các công cụ để giúp các nhà quản lý ứng phó khẩn cấp và cứu trợ phối hợp hiệu quả nhất các nỗ lực tình nguyện.

“Tình nguyện viên tự phát là những người, sau thảm họa, đóng góp một cách hấp tấp vào các nỗ lực ứng phó và phục hồi mà không có liên kết với các tổ chức tình nguyện được công nhận (ví dụ như Hội Chữ thập đỏ) hoặc những người phản ứng đầu tiên điển hình khác,” Tiến sĩ Maria Mayorga, tác giả tương ứng của hai nghiên cứu về vấn đề này và một giáo sư tại Khoa Kỹ thuật Hệ thống và Công nghiệp của bang NC, Edward P. Fitts.

“Những người này tạo thành nguồn lao động vừa vô giá, vừa khó quản lý. Việc chỉ định tình nguyện viên sau thảm họa có thể khó khăn vì bạn không biết có bao nhiêu tình nguyện viên đến hoặc khi nào họ sẽ đến. Ngoài ra, thách thức có thể phức tạp đối với những nỗ lực, chẳng hạn như phân phối thực phẩm, nơi bạn cũng không biết số lượng nguồn cung cấp bạn sẽ phải phân phối hoặc bao nhiêu người sẽ cần hỗ trợ. ”

Đối với nghiên cứu, nhóm đã sử dụng các mô hình tính toán tiên tiến để giải quyết các khu vực không chắc chắn này nhằm phát triển các hướng dẫn hoặc quy tắc chung mà các nhà quản lý cứu trợ khẩn cấp có thể sử dụng để giúp các tình nguyện viên tạo ra sự khác biệt lớn nhất.

Bài báo gần đây nhất tập trung vào việc phân công tình nguyện viên giải quyết các nhiệm vụ mà khối lượng công việc cần phải hoàn thành có thể thay đổi theo thời gian, chẳng hạn như tìm kiếm và cứu nạn, đánh giá nhu cầu và phân phối hàng cứu trợ.

“Về cơ bản, chúng tôi đã phát triển một mô hình có thể được sử dụng để xác định sự phân công tối ưu của các tình nguyện viên cho các nhiệm vụ khi bạn không biết sẽ cần bao nhiêu công việc,” Mayorga nói. “Ví dụ, trong việc phân phối hàng cứu trợ, có sự không chắc chắn trong cả việc cung cấp các mặt hàng cứu trợ và nhu cầu từ những người sống sót sau thảm họa.”

“Sau đó, chúng tôi đã sử dụng mô hình này để tạo và thử nghiệm các quy tắc chung có thể áp dụng ngay cả khi những người quản lý cứu trợ không có quyền truy cập vào máy tính hoặc Internet”.

Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng một chính sách đơn giản nhưng hoạt động tốt là chính sách “Nhu cầu có trọng số lớn nhất (LWD)”, giao cho các tình nguyện viên thực hiện nhiệm vụ còn lại nhiều việc nhất. Trong trường hợp này, công việc được ưu tiên bởi tầm quan trọng của nó. Ví dụ, việc đáp ứng nhu cầu về nước quan trọng hơn việc đáp ứng nhu cầu về nguồn cung cấp chất tẩy rửa.

Tuy nhiên, nếu sự khác biệt về mức độ quan trọng giữa các nhiệm vụ trở nên đủ lớn, thì lựa chọn tốt nhất là người quản lý chỉ định tình nguyện viên dựa trên “Thời gian xóa hàng đợi lớn nhất (LQCT),” là thời gian cần thiết để hoàn thành công việc hiện tại nếu số lượng hiện tại là tình nguyện viên là không thay đổi.

“Trên thực tế, phương pháp phỏng đoán LQCT hoạt động tốt trong tất cả các trường hợp chúng tôi đã thử nghiệm, nhưng khó đánh giá nhanh hơn,” Mayorga nói. “Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị các nhà quản lý sử dụng quy tắc LWD trừ khi có sự khác biệt thực sự lớn về tầm quan trọng của các nhiệm vụ.”

Tuy nhiên, các quy tắc ngón tay cái của LWD và LQCT không hoạt động cho tất cả các tác vụ.

Trên thực tế, nhóm nhận thấy rằng các nguyên tắc có ý nghĩa đối với các nhiệm vụ tình nguyện mà bạn không biết khối lượng công việc sẽ thực sự phù hợp với các nhiệm vụ có khối lượng công việc được xác định rõ ràng, chẳng hạn như dọn dẹp các mảnh vỡ sau thảm họa.

Trong một bài báo năm 2017, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng một nguyên tắc chung để dọn sạch các mảnh vỡ là "Ít tình nguyện viên nhất", trong đó các tình nguyện viên chỉ được giao cho bất kỳ nhiệm vụ nào có ít tình nguyện viên nhất làm việc đó.

Mayorga nói: “Công việc của chúng tôi trong những bài báo này cung cấp các chiến lược để kết hợp các tình nguyện viên tự phát vào các nỗ lực cứu trợ có tổ chức nhằm giúp chúng tôi đạt được quản lý thiên tai an toàn và đáp ứng.

“Cũng cần lưu ý rằng những hoạt động này tập trung vào một tổ chức duy nhất giao nhiệm vụ cho các tình nguyện viên. Trong công việc tương lai của chúng tôi, chúng tôi đang tập trung vào các chiến lược có thể được sử dụng bởi nhiều cơ quan để phối hợp các nỗ lực và tăng cường sự hưởng ứng của tình nguyện viên. ”

Các phát hiện được công bố trên tạp chí Omega.

Nguồn: Đại học Bang North Carolina