Danh sách gửi thư so với Diễn đàn: Cộng đồng, Tiện lợi & Gần gũi
Tuy nhiên, có lý do tại sao một số công nghệ vẫn tồn tại, mặc dù các lựa chọn thay thế dường như mang lại lợi ích bổ sung. Email vẫn ở bên chúng ta (và có vẻ như nó sẽ luôn như vậy, ở dạng này hay dạng khác), phần lớn là do tính chất không đồng bộ và tiện lợi của nó. Không giống như rất nhiều công nghệ và dịch vụ trực tuyến mới hơn khác dường như đòi hỏi sự chú ý của chúng ta trong thời gian thực, email rất vui được tồn tại ở chế độ nền trên máy tính và thiết bị di động của chúng ta, sẵn sàng được xem xét hàng loạt khi thời gian cho phép.
Tuy nhiên, hết lần này đến lần khác, các tổ chức dường như phải đối mặt với cùng một câu hỏi hóc búa chung - bây giờ chúng ta đã “vượt trội” danh sách gửi thư của mình, làm cách nào để chuyển tổ chức của mình sang một diễn đàn trực tuyến?
Chúng ta hãy xem xét những lợi ích và hạn chế của các cách khác nhau mà mọi người giao tiếp trực tuyến ngày nay trong các nhóm và xem liệu chúng ta có thể trả lời tại sao danh sách gửi thư vẫn phổ biến hay không, bất chấp những sai sót của chúng.
Danh sách mail
Danh sách gửi thư điện tử - còn được gọi bằng một trong những thương hiệu cụ thể và được sử dụng rộng rãi nhất, “listervs” 1 - đã có mặt với chúng ta từ rất lâu trước khi có web, kể từ năm 1984. Tuổi thọ của chúng có thể là do email vẫn là một được sử dụng, công cụ hàng ngày của hầu hết chúng ta. Bởi vì danh sách gửi thư tồn tại, trong mắt người dùng, chủ yếu thông qua hộp email của một người, chúng đơn giản, tự động và ít cần người dùng cuối suy nghĩ. Các cuộc trò chuyện chỉ đến với bạn.
Nhược điểm của việc tự động hóa này là tập trung và khối lượng. Khi danh sách gửi thư ngày càng tăng về số lượng - cho dù thông qua sự gia tăng người đăng ký hay thông qua những người đăng ký hiện tại, chỉ đơn giản là đăng ngày càng nhiều vào danh sách - một số người cảm thấy ngày càng khó quản lý sự tăng trưởng.
Khi danh sách gửi thư phát triển, chúng cũng trở nên đa dạng hơn. Một danh sách gửi thư tập trung vào chủ đề gồm 100 người có thể phát triển thành một nhóm khi đạt 1.000 người đăng ký. Tại sao? Bởi vì mọi người bắt đầu phân nhánh trong việc thảo luận về các chủ đề xã hội hoặc tiếp tuyến ít tập trung hơn chủ đề của danh sách gửi thư ban đầu. Một số người cảm thấy điều này gây phiền nhiễu hoặc khó quản lý, trong khi những người khác lại coi đó là sự phát triển bình thường, lành mạnh của một nhóm xã hội.
Danh sách gửi thư có khả năng dễ dàng quản lý và lưu trữ một loạt các chủ đề khác nhau. Trong khi hầu hết các danh sách gửi thư đều có lưu trữ web, các lưu trữ này thường khó truy cập, tìm kiếm hoặc duyệt qua. Chúng chỉ có thể được sắp xếp theo ngày tháng, chủ đề hoặc tác giả - nhưng không phải chủ đề! Đây phần lớn là lỗi của việc phát triển phần mềm trì trệ cho các danh sách gửi thư, vì chúng được coi là công nghệ cũ và cũ. 2 Danh sách gửi thư dường như hoạt động tốt nhất khi các chủ đề của chúng được xác định rất rõ ràng và không thường xuyên đi lạc ngoài phạm vi cụ thể đó. lĩnh vực chủ đề (ví dụ: một danh sách gửi thư về Lady Gaga sẽ là một lựa chọn chủ đề có giới hạn tốt hơn so với một danh sách mang tên “Những ca sĩ nhạc Pop”).
Danh sách gửi thư cũng phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm email của người dùng và khả năng sử dụng thành công tất cả các tính năng của chương trình của người dùng. Ví dụ, các chương trình email từ đầu những năm 1990 đã có khả năng lọc thư và sắp xếp chúng vào các thư mục cụ thể, để giúp cho việc đọc và theo dõi dễ dàng hơn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người dùng không biết họ có thể làm điều này hoặc làm thế nào. Do đó, một số người dùng có thể nhanh chóng bị choáng ngợp bởi khối lượng danh sách gửi thư có lưu lượng truy cập cao.
Danh sách gửi thư cũng có một số khía cạnh xã hội được tích hợp trong phần mềm - những khía cạnh có thể nâng cao sự gần gũi về tâm lý của một nhóm và ý thức cộng đồng. Không có khái niệm về hồ sơ người dùng với ảnh hoặc liên kết để những người dùng khác có thể dễ dàng xem nội dung của người đó. Không có danh sách bạn bè hoặc danh sách "bỏ qua" cho những người bạn không muốn đọc email (mặc dù một người có thể thực hiện việc này thông qua bộ lọc của chương trình email của họ).
Ưu điểm- Tự động cho người dùng cuối - không yêu cầu tìm hiểu mới, mọi thứ được 'đẩy' cho người dùng
- Tương tác của người dùng mạnh mẽ hơn - không cần nhớ truy cập trang web
- Không thể truy cập kho lưu trữ
- Khó hiểu khi đăng ký / hủy đăng ký
- Khối lượng tin nhắn
- Trải nghiệm người dùng chủ yếu phụ thuộc vào loại ứng dụng email được sử dụng
- Phân luồng, lọc phụ thuộc vào ứng dụng email
- Không khuyến khích chia sẻ phương tiện (chẳng hạn như ảnh)
- Khó chia sẻ xã hội
- Không có cảm giác về hồ sơ người dùng
- Không có khả năng "kết bạn" hoặc "bỏ qua"
Diễn đàn web
Diễn đàn web có rất nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau. Mặc dù các diễn đàn web đã xuất hiện gần như từ chính web (khoảng năm 1994), mọi người vẫn có xu hướng coi các diễn đàn trực tuyến là “mới”. Phần mềm diễn đàn thương mại được sử dụng rộng rãi nhất lần đầu tiên được phát triển vào năm 2000 - 12 năm trước! - và được gọi là vBulletin. Bây giờ ở thế hệ thứ năm, nó là một sản phẩm trưởng thành vẫn có một cộng đồng nhà phát triển sôi động để trợ giúp về các tiện ích bổ sung và các cách để nâng cao chức năng cũng như thay đổi giao diện của nó.
Cộng đồng trực tuyến dựa trên diễn đàn thường là một tập hợp các diễn đàn, được tổ chức xung quanh các chủ đề cụ thể (cũng có thể có nhiều diễn đàn con rời rạc hơn). Một cộng đồng ca hát nhạc pop có thể có các diễn đàn cho từng ca sĩ nổi tiếng hiện nay (“Diễn đàn Lady Gaga”), và sau đó là các diễn đàn phụ cho các cuộc thảo luận chuyên đề cụ thể hơn (“Buổi hòa nhạc Lady Gaga”, “Quần áo Lady Gaga”, v.v.).Diễn đàn web cũng đơn giản. Bạn truy cập trang web của diễn đàn, đăng ký tài khoản, xác nhận tài khoản của mình và thường có thể bắt đầu đăng bài ngay lập tức.
Để thử và chống lại vấn đề nhắc nhở người dùng truy cập lại cộng đồng diễn đàn, hầu hết các diễn đàn cũng cho phép thành viên đăng ký vào các diễn đàn cụ thể hoặc chủ đề quan tâm để họ có thể nhận thông tin cập nhật qua email. Tuy nhiên, thông thường, người dùng không thể trả lời qua email - họ phải đăng nhập vào diễn đàn và trả lời ở đó.
Các diễn đàn không chỉ cho phép chủ đề đa dạng hơn mà còn có các khía cạnh chia sẻ xã hội phong phú hơn nhiều. Mọi người có thể chia sẻ ảnh, hồ sơ người dùng của họ và thậm chí tạo danh sách bạn bè của những người họ thích trên diễn đàn. Ngoài ra, nếu người dùng nhận thấy họ không muốn đọc thêm bất kỳ bài đăng nào của một người cụ thể, họ cũng có thể thêm họ vào danh sách "bỏ qua".
Các tính năng phong phú như vậy làm cho các diễn đàn trở thành một lựa chọn hiển nhiên và dễ dàng cho hầu hết mọi người.
Ưu điểm- Mô hình đơn giản được hầu hết mọi người hiểu
- Được tổ chức tốt hơn qua các chủ đề
- Lưu trữ và truy cập các chủ đề cũ dễ dàng hơn
- Không có email phiền nhiễu trừ khi bạn đăng ký theo cách thủ công
- Trải nghiệm người dùng giống nhau cho tất cả - trải nghiệm người dùng không phụ thuộc vào trình duyệt web
- Khuyến khích chia sẻ phương tiện (chẳng hạn như ảnh)
- Dễ dàng chia sẻ xã hội
- Hồ sơ người dùng phong phú
- Có thể “kết bạn” với những người dùng khác hoặc “bỏ qua” những người bạn không quan tâm
- Phải nhớ truy cập các diễn đàn - kéo so với đẩy của email
- Yêu cầu đăng ký và đăng ký thủ công
- Có thể có nhiều cuộc trò chuyện lạc đề hơn của các thành viên tình cờ trên diễn đàn
Nghịch lý của danh sách gửi thư so với diễn đàn
Vậy tại sao ai vẫn sử dụng danh sách gửi thư? Mặc dù có công nghệ cũ hơn, nhưng tại sao Yahoo Groups lại liệt kê hơn 50.000 danh sách gửi thư liên quan đến sức khỏe? 4 Tại sao các nhóm hỗ trợ ung thư tích cực nhất vẫn dựa trên danh sách gửi thư? Tại sao hầu hết việc phát triển phần mềm vẫn diễn ra thông qua danh sách gửi thư?
Đây là nghịch lý của danh sách gửi thư. Bất chấp tất cả lỗi của họ, họ là người dễ dàng lựa chọn và lười biếng. Đó là, bởi vì chúng không yêu cầu bất kỳ nỗ lực nào từ phía người dùng để truy cập vào các cuộc trò chuyện chủ đề, chúng dễ dàng hơn cho nhiều người sử dụng, đặc biệt nếu một người thuộc nhiều cộng đồng trực tuyến (và ngày nay ai thì không?) .
Đây là một ví dụ cá nhân. Tôi không chỉ có một nửa tá tổ chức nghề nghiệp mà tôi tham gia, mà tôi còn có nhiều sở thích và lợi ích xã hội ngang nhau. Thêm vào đó là 4 hoặc 5 lĩnh vực khác mà tôi cần duy trì với tư cách là nhà phát triển, sysadmin và chủ sở hữu của một doanh nghiệp nhỏ. Đó là khoảng 18 cộng đồng khác nhau mà tôi tích cực tham gia. (Và con số đó thậm chí còn không tính đến mảng thông thường của các mạng xã hội như Facebook và LinkedIn.)
Hãy tưởng tượng tất cả họ đều có các diễn đàn web như một cộng đồng mà họ lựa chọn. Điều đó có nghĩa là để cập nhật chúng, tôi cần phải truy cập 18 trang web khác nhau mỗi ngày (ngoài hàng chục trang khác mà tôi đã truy cập để tìm tin tức, giải trí, phân tâm, thông tin, nghiên cứu, v.v.). Vấn đề này cũng đang trở nên tồi tệ hơn khi ngày càng nhiều trang web muốn bạn tải xuống ứng dụng cụ thể của họ cho Android hoặc iPhone của bạn.
Ngoài ra, tôi có thể sắp xếp cẩn thận những chủ đề cụ thể mà tôi quan tâm đến cho từng cộng đồng và đăng ký với họ để nhận thông báo qua email khi những chủ đề đó được đăng lên diễn đàn. Điều này sẽ đòi hỏi một thời gian báo trước, và sau đó là một thời gian để giữ cho các danh sách như vậy được cập nhật và cập nhật. Tôi cũng không chắc việc nhận quá nhiều thông báo sẽ làm giảm khối lượng email của tôi như thế nào, tuy nhiên, khối lượng email là vấn đề tôi đang cố gắng giải quyết.
Đó là lý do tại sao danh sách gửi thư vẫn phổ biến - bạn có thể đăng ký hàng chục danh sách chủ đề khác nhau và truy cập chúng trong hộp thư bất cứ khi nào bạn muốn mà không cần phải nhớ truy cập từng trang web cụ thể.
Từ quan điểm của hầu hết các tổ chức, diễn đàn web là sự lựa chọn hiển nhiên. Nhưng sự lựa chọn đó có thể không phải lúc nào cũng rõ ràng đối với các thành viên của tổ chức.5
Chú thích:
- Hãy nghĩ cách một số người gọi Xerox so với máy photocopy. [↩]
- Không có gì hấp dẫn về phần mềm danh sách gửi thư. [↩]
- Không ai nói về việc bắt đầu một trang web mới và đảm bảo rằng họ có một danh sách gửi thư được liên kết với nó! [↩]
- Phải thừa nhận rằng hầu hết không hoạt động hoặc không còn tồn tại. [↩]
- Tôi không bảo vệ rằng đây là đúng lựa chọn, chỉ giải thích tại sao danh sách gửi thư vẫn là công cụ phổ biến mặc dù có nhiều lựa chọn thay thế xứng đáng. [↩]
