Email công việc có thể phản tác dụng đối với người quản lý

Một nghiên cứu mới cho thấy email có thể chỉ là một rắc rối thay vì mang lại lợi ích cho các nhà quản lý, trừ khi email được “quản lý tốt”.

Trên thực tế, các nhà nghiên cứu từ Đại học Bang Michigan khuyên rằng các nhà quản lý có thể cải thiện hiệu suất bằng cách kiểm tra email ít thường xuyên hơn.

Các nhà điều tra giải thích rằng việc theo kịp lưu lượng email đặt ra yêu cầu cao đối với các nhà quản lý, điều này ngăn cản họ đạt được mục tiêu và trở thành những nhà lãnh đạo giỏi.

Nghiên cứu do giáo sư quản lý Russell Johnson dẫn đầu và được xuất bản trong Tạp chí Tâm lý học Ứng dụng, là một trong những người đầu tiên kiểm tra mức độ ảnh hưởng của sự phân tâm từ email đến các nhà quản lý, năng suất và vai trò của họ với tư cách là nhà lãnh đạo.

Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng nhân viên dành hơn 90 phút mỗi ngày - hoặc 7-1 / 2 giờ mỗi tuần - để phục hồi sau sự cố gián đoạn email. Các nhà quản lý, Johnson nói, cũng không khác gì, và sự phân tâm của họ có những tác động sâu rộng hơn.

Johnson nói: “Giống như hầu hết các công cụ khác, email rất hữu ích nhưng nó có thể trở nên phiền phức và thậm chí gây hại nếu được sử dụng quá mức hoặc không phù hợp.

“Khi các nhà quản lý là những người cố gắng phục hồi sau sự cố gián đoạn email, họ không đạt được mục tiêu của mình, họ bỏ bê trách nhiệm của người quản lý và cấp dưới của họ không có hành vi lãnh đạo mà họ cần để phát triển.”

Các nhà nghiên cứu giải thích rằng các nhà quản lý có những yêu cầu khác với những nhân viên khác và khi họ cảm thấy quá tải và không hiệu quả vì những yêu cầu qua email, họ sẽ đáp ứng bằng cách hạn chế các hành vi của người lãnh đạo và tập trung vào các nhiệm vụ chiến thuật.

Hành động này, Johnson nói, là chiến lược và có chủ đích để họ cảm thấy hiệu quả hơn. Johnson nói: “Thật thú vị, chúng tôi nhận thấy rằng các nhà quản lý đã thu nhỏ‘ hành vi của nhà lãnh đạo ’hơn là bắt đầu‘ hành vi cấu trúc ’.

“Các hành vi trước đây liên quan đến việc thúc đẩy và truyền cảm hứng cho cấp dưới, nói một cách lạc quan về tương lai hoặc giải thích tại sao nhiệm vụ công việc lại quan trọng; thứ hai là cụ thể hơn và tập trung vào nhiệm vụ, chẳng hạn như thiết lập mục tiêu công việc, giao nhiệm vụ hoặc cung cấp phản hồi ”.

Vì vậy, người quản lý không chỉ không quản lý - mà họ còn đang tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ hơn để cảm thấy hiệu quả.

Để kiểm tra xem nhu cầu email cản trở các nhà quản lý như thế nào, Johnson và các đồng nghiệp đã thu thập các cuộc khảo sát từ một nhóm hai lần một ngày trong hai tuần.

Các nhà quản lý đã báo cáo tần suất và nhu cầu gửi email của họ, tiến độ nhận thức của họ về các nhiệm vụ công việc cốt lõi, tần suất họ tham gia vào các hành vi của nhà lãnh đạo chuyển đổi hiệu quả và bắt đầu các hành vi của nhà lãnh đạo cơ cấu.

Johnson cho biết: “Chúng tôi nhận thấy rằng vào những ngày mà các nhà quản lý báo cáo nhu cầu sử dụng email cao, họ sẽ báo cáo tiến độ công việc được nhận thức thấp hơn và đến lượt mình, các nhà lãnh đạo có hành vi kém hiệu quả hơn.

Ngoài việc không hoàn thành trách nhiệm của bản thân, việc phân tâm qua email còn khiến cấp dưới thiếu các hành vi của người lãnh đạo, hoặc những hành vi thúc đẩy và truyền cảm hứng.

Johnson cho biết: “Khi các nhà quản lý giảm hành vi của người lãnh đạo và cấu trúc hành vi của họ, điều đó cho thấy rằng hiệu suất nhiệm vụ, sự hài lòng trong công việc, cam kết của tổ chức, động lực nội tại và sự tham gia đều giảm, đồng thời căng thẳng và cảm xúc tiêu cực của nhân viên tăng lên”, Johnson nói.

Điều quan trọng, Johnson cho biết, hành vi của người lãnh đạo có mối tương quan chặt chẽ với hiệu suất của nhân viên, không may thay, lại là những hành vi bị đẩy lùi vì sự phân tâm của email.

“Đạo lý của câu chuyện là các nhà quản lý cần dành ra những khoảng thời gian cụ thể để kiểm tra email. Điều này giúp người quản lý nắm quyền kiểm soát - thay vì phản ứng bất cứ khi nào có thư mới xuất hiện trong hộp thư đến, điều này sẽ giành quyền kiểm soát từ người quản lý, ”Johnson nói.

Nguồn: Michigan State University