Những việc khác nhau mà bạn đang làm đã đánh cắp thời gian — và cách dừng lại

Nhiều người trong chúng ta than thở rằng chúng ta không có thời gian cho những việc chúng ta muốn làm — xem một bộ phim vào một đêm trong tuần, tham gia một lớp học khiêu vũ vui nhộn vào thứ Bảy, bắt đầu một dự án sáng tạo, chạy bộ, đọc sách, tham gia một nơi nghỉ ngơi cuối tuần.

Nhưng thực tế là nhiều người trong chúng ta đang làm những việc mà chúng ta không thực sự cần phải làm. Khi chúng ta loại bỏ những thứ đó, không gian đột nhiên mở ra, và chúng ta tự nhiên tạo ra nhiều thời gian hơn.

Theo chuyên gia quản lý thời gian và tác giả sách bán chạy nhất Laura Vanderkam, biết những thứ cần loại bỏ có thể khá khó khăn vì “nhiều thứ lãng phí thời gian không nhất thiết giống như lãng phí thời gian”.

Vanderkam, tác giả của cuốn sách mới cho biết: “Hầu hết chúng ta đều hiểu rằng dành ba giờ đồng hồ để đọc những bình luận gay gắt trên Twitter không giúp chúng ta đạt được những mục tiêu lớn hơn. Trường học về khả năng của Juliet: Câu chuyện nhỏ về sức mạnh của những ưu tiên.

Nhưng còn email?

“Tôi lập luận rằng việc trả lời mọi thứ nhanh chóng sẽ lãng phí rất nhiều thời gian…. Đặt email" lên đầu ", thay vì kiểm tra nó một vài lần mỗi ngày, sẽ cắt bớt không gian cho tất cả các loại việc khác quan trọng hơn."

Công nghệ cũng có thể đánh cắp thời gian của chúng ta theo những cách khác.

Phương tiện truyền thông xã hội là một ví dụ mệt mỏi - nhưng đúng! -. Như diễn giả chuyên nghiệp và huấn luyện viên quản lý thời gian Jones Loflin đã lưu ý, "'Ai chưa nghĩ,' tôi sẽ chỉ kiểm tra ______ (chèn bất kỳ nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội nào) của tôi trong một phút", và sau đó dành ít nhất 15-20 phút để lạc trong cuộc sống của những người khác? "

Tương tự, cố gắng có những cuộc trò chuyện phức tạp hoặc khó khăn qua tin nhắn có thể vô cùng kém hiệu quả — và “làm trầm trọng thêm tình hình, làm tăng sự thất vọng của những người có liên quan”, Loflin, tác giả của cuốn sách cho biết Voi tung hứng: Một cách dễ dàng hơn để hoàn thành những việc quan trọng nhất của bạn – Ngay bây giờ!

“Cần thêm thời gian để giải thích sự hiểu lầm mà bạn đã tạo ra trước đó khi một cuộc gọi điện thoại đơn giản hoặc tương tác trực tiếp có thể xử lý tình huống nhanh hơn nhiều… và hiệu quả.”

Việc nhà là một ví dụ khác về việc lãng phí thời gian.

Như Vanderkam đã nói, vấn đề là công việc nội trợ mở rộng ra để lấp đầy bất cứ chỗ trống nào chúng ta có. Nói cách khác, chúng ta có thể dễ dàng dọn dẹp cả ngày vì luôn có thứ để rửa, lau, sắp xếp và ngăn nắp.

Vanderkam nói điều này không có nghĩa là sống trong rác rưởi. “Thay vì liên tục chọn, hãy chỉ định một khoảng thời gian ngắn để hoàn thành những việc rõ ràng nhất. Nếu nó không xảy ra sau đó, nó không quan trọng như vậy. "

Tonya Dalton, một chuyên gia năng suất và là người sáng lập của inkWELL Press, cho biết: Suy nghĩ quá nhiều và nghiên cứu quá mức cũng lãng phí thời gian. Cô nói, chúng ta có thể thực hiện quá nhiều những quyết định lớn — như bắt đầu kinh doanh — hoặc những quyết định nhỏ — chẳng hạn như mua quần gì.

Các mối quan hệ có thể tạo ra hoặc thu hẹp thời gian. Đó là, “mối quan hệ bền vững, lành mạnh với bạn bè và gia đình mang lại cho chúng ta năng lượng tinh thần và cảm xúc cần thiết để chúng ta giải quyết những điều khó khăn trong cuộc sống,” Loflin nói. Tuy nhiên, khi chúng ta dành quá nhiều thời gian cho những người độc hại - những người khiến chúng ta kiệt sức - thì điều ngược lại sẽ xảy ra: Chúng ta không còn chút năng lượng nào cho bản thân.

Cuối cùng, bởi vì mỗi người đều khác nhau, những gì cấu thành thời gian lãng phí sẽ khác nhau tùy theo mỗi người. Đó là lý do tại sao chúng tôi yêu cầu các chuyên gia chia sẻ cách mỗi người trong chúng ta có thể xác định liệu chúng ta có đang tập trung vào những nhiệm vụ mà chúng ta thậm chí không cần phải làm hay không.

Sửa lại câu chuyện của bạn. Theo Vanderkam, người dẫn chương trình podcast tập trung vào quản lý thời gian Before Breakfast, một trong những lý do khiến chúng ta dành nhiều thời gian để làm những việc mà chúng ta không nhất thiết phải làm là vì chúng ta xây dựng danh tính của mình xung quanh những hoạt động này. Chúng ta tạo ra và bám vào những câu chuyện khiến chúng ta bị trói buộc vào một số nhiệm vụ nhất định.

Đó là, bạn tự nghĩ, Tôi là kiểu người có một ngôi nhà sạch sẽ gọn gàng và lấp lánh. Tôi là kiểu người quay lại với ai đó ngay lập tức. Tôi là kiểu người luôn sẵn sàng đối với người khác.

Nếu bạn thấy mình đang làm điều gì đó mất nhiều thời gian hoặc gây ra sự bực bội và thất vọng, Vanderkam đề xuất khám phá lý do tại sao bạn làm điều đó. “Nếu câu trả lời của bạn có dạng‘ tốt, mọi người đều biết bạn phải… ’hoặc‘ bạn không thể chỉ…, ’thì hãy nhấn mạnh hơn một chút. Bạn có biết điều này là sự thật? Bạn có thể tìm một ví dụ ngược lại không? ”

Bạn cũng có thể xem xét điều tồi tệ nhất có thể xảy ra nếu bạn dành ít thời gian hơn cho hoạt động đó. Trường hợp xấu nhất đó có khả năng xảy ra không? “Có thể, nhưng thường thì không,” Vanderkam nói.

Ellen Faye, COC®, CPO ®, một huấn luyện viên lãnh đạo năng suất, đề xuất khám phá những câu hỏi bổ sung sau: “Có ai để ý nếu tôi không làm [nhiệm vụ này] không? Có cách nào dễ dàng hơn để làm điều đó không? Người khác có thể làm được không? ”

Khi chúng tôi thử thách những câu chuyện của mình, Vanderkam lưu ý rằng chúng tôi có thể giải phóng rất nhiều thời gian. Như cô ấy nói, không ai đến nhà bạn lúc 11 giờ tối. để đảm bảo rằng bạn đã thu dọn tất cả đồ chơi trước khi đi ngủ. "Vì vậy, hãy tiếp tục và đọc một cuốn tiểu thuyết và sau đó đi ngủ."

Tập trung vào cảm xúc của bạn. Dalton nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chú ý đến cảm xúc và phản ứng của bạn sau bạn hoàn thành các hoạt động nhất định.

Cô ấy đề nghị tự hỏi bản thân: “Tôi cảm thấy thế nào khi hoàn thành hoạt động này? Tôi cảm thấy hạnh phúc và mãn nguyện hơn hay tôi cảm thấy thất vọng và thậm chí cáu kỉnh? ”

Sử dụng các công cụ để giới hạn thời gian. Sử dụng công nghệ làm lợi thế của bạn. Ví dụ: bạn có thể dùng thử ứng dụng Moment và QualityTime “để theo dõi thời gian bạn đang sử dụng trên các ứng dụng khác nhau và thậm chí giới hạn số lượng cửa sổ trình duyệt đang mở,” Dalton nói.

Như tác giả Chris Bailey đã lưu ý, chúng ta không nên dựa vào sự tự chủ; thay vào đó, chúng ta nên có chiến lược và có chủ đích trong việc tạo ra một kế hoạch hữu hình nhắm mục tiêu cụ thể đến những phiền nhiễu phổ biến làm mất thời gian — thời gian có thể dành cho các hoạt động có ý nghĩa.

Hãy thử quy tắc 80/20. Theo Faye, quy tắc này đòi hỏi bạn phải hoàn thành 80 phần trăm công việc với 20 phần trăm nỗ lực và sử dụng 80 phần trăm nỗ lực của bạn cho 20 phần trăm công việc còn lại. Cô ấy nói điều đó cũng giống như thời gian, bởi vì một số nhiệm vụ thực sự xứng đáng xuất sắc, trong khi những nhiệm vụ khác là tốt với đủ tốt.

“Nếu các phản hồi email của tôi 100% xuất sắc, tôi sẽ không làm gì khác trong đời ngoài email. Tôi làm cho 80 phần trăm tốt và tiết kiệm rất nhiều thời gian. "

Đánh giá cả ngày của bạn. Vào buổi tối, Dalton dành vài phút để kiểm tra cách cô ấy làm việc để đạt được mục tiêu của mình và cảm nhận của cô ấy về những hoạt động cô ấy đã làm trong suốt cả ngày (cùng với sự tập trung vào lòng biết ơn). (Bạn có thể làm tương tự với bài tập 5 phút này.)

Tương tự, Loflin đề xuất đưa ra danh sách các câu hỏi đơn giản của riêng bạn để định hướng lựa chọn của bạn trong suốt cả ngày, một ý tưởng được lấy cảm hứng từ cuốn sách của Marshall Goldsmith Gây nên. (Một ví dụ là: “Tôi có cố gắng hết sức để đọc 20 phút hôm nay không?” Anh ấy nói.)

“Vào cuối ngày, bạn tự đánh giá về mức độ hiệu quả của mình và suy nghĩ về những lựa chọn bạn đã đưa ra đã giúp ích hoặc cản trở khả năng thực hiện của bạn.” Điều này cho bạn cơ hội để thực hiện các điều chỉnh vào ngày hôm sau để thực hiện hoạt động đó.

Đánh giá lại các thói quen thường xuyên. Faye, chủ tịch trước đây của Hiệp hội các chuyên gia tổ chức và năng suất quốc gia cho biết: “Có quá nhiều thay đổi trong cuộc sống và chúng tôi không ngừng xem xét điều này ảnh hưởng đến thói quen của chúng tôi như thế nào.

Ví dụ, trong nhiều năm, Faye đã lên kế hoạch ăn uống và đi chợ vào Chủ nhật. “Nếu tôi không lên kế hoạch sẽ nấu món gì và có sẵn những nguyên liệu đó trong nhà, thì giờ ăn tối sẽ là một khoảng thời gian thật tệ.” Sau khi các con trai của Faye giờ đã trưởng thành chuyển ra ngoài sống, cô đã mất vài năm để thay đổi thói quen này, mặc dù nó không còn hữu ích nữa. “Tôi tiếp tục mua cho bốn người khi chỉ có hai chúng tôi, và tôi đã lãng phí rất nhiều thức ăn. Bây giờ nó là một quy trình ít chính thức hơn nhiều và nó rất ổn. "

Sử dụng thời gian của bạn tốt không có nghĩa là hối hả và nghiền ngẫm và tính toán từng phút một. Thay vào đó, nó có nghĩa là lấp đầy một ngày của bạn bằng những hoạt động bạn muốn làm, bằng những hoạt động có ý nghĩa và vui vẻ, truyền cảm hứng và thú vị cho bạn. Như Dalton đã nói, “năng suất không phải là làm nhiều hơn; nó đang làm những gì quan trọng nhất. "

Chúng ta có thể làm điều đó khi chúng ta ngừng làm những việc chúng ta không thực sự cần làm.

Bài viết này có các liên kết liên kết đến Amazon.com, nơi một khoản hoa hồng nhỏ được trả cho Psych Central nếu sách được mua. Cảm ơn bạn đã ủng hộ Psych Central!