Cách viết danh sách việc cần làm hiệu quả

Tôi nhớ đã thử lên lịch làm việc theo giờ đầu tiên để giúp tôi hoàn thành công việc khi tôi 10 tuổi. Đó thực sự không phải là việc của tôi. Tôi đã bỏ lịch làm việc theo giờ, nhưng tôi vẫn dựa vào danh sách việc cần làm hàng ngày.

Tôi đã trải qua cùng những chuyển động mỗi đêm ở trường đại học. Tôi đã viết tay danh sách việc cần làm của mình cho ngày hôm sau, được xếp theo thứ tự ưu tiên. Bên cạnh mỗi nhiệm vụ, tôi viết ra số giờ mỗi nhiệm vụ nên thực hiện.

Đây đã và vẫn là một thói quen và việc tìm kiếm một hệ thống hoạt động là một cuộc đấu tranh đối với tôi. Tôi đã thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau, mua một số sách về chủ đề này và thử nghiệm: viết mã màu, lời nhắc ghi chú Post-it trong phòng tắm, ứng dụng, Bộ hẹn giờ - bạn đặt tên cho nó, tôi đã thử nó. Vì vậy, tôi đã đi vào một cuộc phiêu lưu để tìm ra cách hiệu quả nhất không chỉ để viết danh sách việc cần làm hàng ngày của tôi mà còn để hoàn thành nhiều việc hơn.

Lịch sử tóm tắt của danh sách việc cần làm

Charles Schwab là một ông trùm ngành thép và là một người bị ám ảnh bởi sản lượng và hiệu quả kinh tế. Ông là một trong những người Mỹ đầu tiên giới thiệu quy trình làm việc tiết kiệm thời gian, được gọi là Taylorism, trong các nhà máy của mình. Vào đầu những năm 1900, Schwab đã gửi một bản ghi nhớ nói rằng ông sẽ khen thưởng một cách tử tế cho cá nhân có thể cải thiện năng suất trong số các nhân viên của mình.
Ivy Lee, cha đẻ của quan hệ công chúng, đã gặp Schwab và gợi ý những điều sau:

Mỗi nhân viên nên viết ra sáu nhiệm vụ mỗi ngày, xếp hạng chúng từ mức độ ưu tiên cao nhất đến thấp nhất và bắt tay ngay vào công việc đầu tiên. Họ sẽ tiếp tục hoàn thành danh sách của mình, với mọi nhiệm vụ chưa hoàn thành chỉ cần chuyển sang danh sách của ngày hôm sau. Sau 90 ngày lập danh sách và theo dõi, Schwab nhận thấy năng suất cải thiện đáng kể.

Danh sách việc cần làm đã trở thành nhu cầu thiết yếu hàng ngày trong cuộc sống hiện đại, nhưng nó không hẳn là công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Tại một số điểm, bạn có thể đã lập danh sách việc cần làm với 10 nhiệm vụ trở lên cần hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn. Khi bạn bắt đầu làm việc, vô số nhiệm vụ khiến bạn rơi vào trạng thái tê liệt, với cảm giác nghĩa vụ nặng nề và cảm giác dai dẳng trong tâm trí. Các nhà tâm lý học gọi cảm giác cằn nhằn đó là hiệu ứng Zeigarnik, một hiện tượng cũ trong lĩnh vực tâm lý học. Tâm trí của chúng ta sẽ tập trung vào một nhiệm vụ chưa hoàn thành, khiến sức khỏe tinh thần và thể chất của chúng ta bị ảnh hưởng.Sau khi hoàn thành, chúng tôi được giải phóng khỏi gánh nặng của nhiệm vụ này.

Tâm lý vội vàng hoàn thành tất cả các nhiệm vụ là trạng thái mà tâm trí chúng ta yêu thích. Vậy tại sao chúng ta lại lập những danh sách khổng lồ đó ngay từ đầu?

Tiến sĩ Tim Pychyl là một chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu về sự trì hoãn. Ông lập luận rằng bạn có cảm giác hoàn thành ngay lập tức bằng cách viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành mà không cần hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào trong số đó. Bộ não của bạn sẽ mô phỏng thành công mà bạn muốn cảm nhận.

Viết ra nhiều nhiệm vụ không cụ thể trong một danh sách việc cần làm đóng vai trò như một phương án hoàn hảo cho những tưởng tượng như vậy. Nó cho phép bạn mơ tưởng về việc hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ khó khăn và cho phép bạn thỏa mãn tinh thần với suy nghĩ này. Đó là sự hài lòng ngay lập tức, nhưng bạn chưa thực sự hoàn thành được bất cứ điều gì.

Bắt đầu ngày mới của bạn với một danh sách việc cần làm không được sắp xếp theo thứ tự cũng có thể làm giảm khả năng đưa ra quyết định hiệu quả của bạn khi cả ngày trôi qua. Sự cạn kiệt bản ngã đề cập đến số lượng "điểm" ra quyết định mà chúng ta có. Khi chúng ta sử dụng hết số điểm của mình, khả năng đưa ra quyết định thông minh của chúng ta sẽ bị suy giảm.

Hơn 100 thí nghiệm xác nhận rằng bằng cách tự kiểm soát nhiều hơn vào đầu ngày, động lực và sự chú ý của bạn sẽ giảm dần khi cả ngày trôi qua. Đây là lý do tại sao mọi người có xu hướng ăn gian khẩu phần ăn sau những ngày căng thẳng và mệt mỏi. Nếu bạn dành mỗi buổi sáng để quyết định ăn gì cho bữa sáng hoặc chọn những gì bạn nên mặc, bạn đang lãng phí nguồn lực tự chủ có hạn cho những nhiệm vụ không quan trọng. Đây là một trong những lý do tại sao CEO huyền thoại của Apple Steve Jobs được biết đến với việc mặc cùng một bộ trang phục mỗi ngày.

Viết danh sách 'việc cần làm' hiệu quả

Viết các nhiệm vụ một từ mơ hồ trong danh sách việc cần làm của bạn ngăn bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Bạn phải suy nghĩ về việc cần làm của mình theo các thuật ngữ cụ thể. Mặc dù việc viết ra một nhiệm vụ bằng các thuật ngữ không cụ thể có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian hiện tại, nhưng nó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của bạn và không giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài.

Đây là cách bạn viết danh sách việc cần làm:

1. Để hoàn thành công việc gấp rút, tất cả những gì bạn thực sự cần là một danh sách ngắn hơn. Viết ra không quá ba nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn. Bạn có thể có một danh sách thứ hai, liên tục theo dõi các nhiệm vụ sắp diễn ra. Ưu tiên chúng theo mức độ quan trọng. Hãy tự hỏi bản thân: "nhiệm vụ nào sẽ khiến tôi cảm thấy mình hoàn thành tốt nhất?" Đó là nhiệm vụ số 1. Sau khi bạn đã liệt kê ba nhiệm vụ, hãy đặt bất kỳ nhiệm vụ thừa nào vào một tờ giấy riêng mà bạn có thể dễ dàng cất đi. Giữ nó khỏi tầm nhìn.
2. Sử dụng ghi chú Post-it nhỏ hoặc thẻ chỉ mục lót. Một tờ giấy nhỏ sẽ ngăn cản bạn viết một danh sách dài những việc cần làm.
3. David Allen, chuyên gia về danh sách việc cần làm, gợi ý nên viết nhiệm vụ của bạn ra giấy như một hành động. Điều này sẽ ngăn bạn sử dụng các thuật ngữ không cụ thể khi lập danh sách. Ví dụ: thay vì “tìm động lực”, hãy thử “gọi cho mẹ và yêu cầu bà gợi ý một động lực.” Hoặc “bắt đầu và kết thúc nghiên cứu cho Tim”, hãy thử “Thực hiện tìm kiếm một bài báo trên tạp chí bằng các thuật ngữ: XYZ. Một cách để kiểm tra điều này là mỗi khi bạn viết ra một việc cần làm mới, hãy tự hỏi bản thân: "Bước số 1 để hoàn thành nhiệm vụ này là gì?" Bước số 1 trở thành việc cần làm mới của bạn.
4. Xem từng công việc một. Nếu ba nhiệm vụ mỗi ngày là quá nhiều, bạn có thể tăng năng suất của mình bằng cách xem danh sách của mình từng nhiệm vụ một. Hãy thử làm ngay bây giờ. Hoặc nếu bạn là học sinh cũ, hãy viết một nhiệm vụ cho mỗi ghi chú Post-it và sau đó xếp chồng chúng để các nhiệm vụ trước đó bị ẩn.

Ivy Lee không hoàn toàn đúng; sáu nhiệm vụ là quá nhiều cho một ngày. Nhưng rõ ràng anh ấy đã có cái đầu của mình đúng chỗ - anh ấy tiếp tục thường xuyên sát cánh và tư vấn cho Rockefellers. Charles Schwab sau đó tiếp tục xây dựng Bethlehem Steel thành công ty sản xuất thép độc lập lớn thứ hai.