5 cách để ngăn chặn sự căng thẳng của hộp thư đến và giành lại quyền kiểm soát thời gian của bạn
Đôi khi tôi cảm thấy như thể tôi dành cả ngày chỉ để trả lời email mà không bao giờ tìm thấy thời gian để thực hiện các dự án và nhiệm vụ quan trọng hơn.
Khi nói đến email, có một áp lực và tính cấp bách cố hữu đối với công việc. Có thể dễ dàng cảm thấy như thể chúng ta phải liên tục kiểm tra email và phản hồi nhanh chóng - nếu không chúng ta có nguy cơ bị coi là lười biếng, thiếu tổ chức và không hiệu quả.
Khi hộp thư đến của bạn bị tắc nghẽn với hàng trăm email, thật choáng ngợp khi xem xét. Chúng ta có thể dễ dàng cảm thấy hoảng loạn và không kiểm soát được. Nhưng trên thực tế, điều quan trọng không phải là có bao nhiêu thư trong hộp thư đến của bạn - mà quan trọng là bộ não và năng lượng tinh thần của bạn có trong hộp thư đến đó. Đó là điều đang phá hoại năng suất của bạn.
Tối đa hóa tiềm năng của bạn đòi hỏi phải lọc ra những thứ gây xao nhãng và kiểm soát môi trường của bạn theo cách giúp bạn tập trung và sáng tạo. Bạn kiểm soát hộp thư đến của bạn - đừng để nó kiểm soát bạn.
Thực hiện một cách tiếp cận chủ động thay vì phản ứng có thể giúp bạn thoát khỏi án tù email. Dưới đây là một số mẹo để tạo mối quan hệ lành mạnh hơn với email:
- Thực hiện chế độ ăn kiêng trong hộp thư đến.
Kiểm tra email sau mỗi năm, 10 hoặc 15 phút có thể cản trở nghiêm trọng khả năng tập trung của bạn. Hãy thử áp dụng chiến lược kiểm tra email hai lần mỗi ngày: một lần vào buổi sáng và một lần vào cuối ngày. Đặt chính sách sẽ cho phép bạn tập trung trong thời gian dài hơn. Nếu hữu ích, hãy tìm một đối tác chịu trách nhiệm giải trình để giúp lái thử phương pháp này. - Đóng ứng dụng email của bạn.
Đóng ứng dụng email hoặc trình duyệt của bạn cho đến khi đến thời gian đăng ký email theo lịch trình của bạn. Hãy yên tâm, thế giới sẽ không kết thúc nếu bạn không phản hồi ngay lập tức. Để giúp hạn chế cơn nghiện của bạn, hãy thử tắt kết nối Internet, sử dụng một kỹ thuật tâm lý được gọi là “thiết bị cam kết”. Nếu bạn là người dùng Gmail, hãy xem Inbox Pause, một tiện ích mở rộng của Gmail giúp email của bạn ở trạng thái chờ cho đến khi bạn sẵn sàng nhận lại. - Tắt cảnh báo và thông báo.
Tắt hiệu ứng âm thanh và lời nhắc email. Trên máy tính và điện thoại thông minh của bạn, hãy tắt chuông, chuông và cảnh báo rung. Đây có thể là những thứ gây xao nhãng không cần thiết khiến bạn không thể tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt. - “Hủy đăng ký” thường xuyên và tự do.
Khi nói đến email và năng suất làm việc, ít hơn là nhiều hơn. Hãy nhớ rằng lần bạn đăng ký danh sách gửi thư của một cửa hàng bách hóa để được giảm thêm 20 phần trăm? Loại bỏ các bản tin và các thư khác mà bạn nhận được thường xuyên. Giải phóng dung lượng trong hộp thư đến của bạn bằng cách hủy đăng ký bất kỳ thứ gì bạn không đọc hoặc không có ý định đọc (ví dụ: thông báo giao dịch hàng ngày). Việc này rất dễ thực hiện và không mất nhiều thời gian nhưng rất xứng đáng. Để làm cho việc gọn gàng đơn giản hơn nữa, hãy thử Unroll.me. Nó không chỉ giúp bạn hủy đăng ký khỏi các danh sách không mong muốn mà còn cuộn tất cả các đăng ký của bạn vào một thông báo. - Đưa ra quyết định nhanh chóng.
Mọi email đều yêu cầu hành động. Một nguyên tắc nhỏ: nếu hành động có thể được hoàn thành trong vòng năm phút, hãy làm điều đó ngay lập tức. Ví dụ: nếu bạn cần quyết định tham dự một sự kiện, hãy phán đoán nhanh và trả lời bằng một câu trả lời đơn giản có hoặc không. Đối với các yêu cầu khác, hãy xem xét bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện nhiệm vụ. Nếu đó là việc có thể hoàn thành trong năm phút, hãy tránh xa nó. Hãy kiên định và tuân theo các nguyên tắc bạn đặt ra cho chính mình. Nếu đó là nhiệm vụ bạn cần quay lại, hãy đưa ra quyết định: gửi email vào một thư mục thích hợp; in nó ra; hoặc thêm nó vào danh sách việc cần làm. Đảm bảo sắp xếp thời gian khi bạn sẽ quay lại nhiệm vụ và xử lý nó.Đôi khi phần khó nhất khi làm trống hộp thư đến của bạn là chấp nhận rằng bạn phải từ chối các yêu cầu và cơ hội. Thời gian của bạn là có hạn và rất có giá trị. Đừng để nó bị cuốn vào hộp thư đến của bạn.
Thực hiện một vài bước nhỏ mỗi ngày để tải email từ ghế lái xe sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến việc làm việc có tâm và theo ý mình.
Tái bút: Nếu bạn đã sẵn sàng kiểm soát lại thời gian của mình, thay đổi thói quen kỹ thuật số và sống một cuộc sống cân bằng hơn, thì khóa học cai nghiện kỹ thuật số REWIRE của tôi là dành cho bạn. Các cửa cho REWIRE sẽ mở trở lại vào mùa Thu với tất cả các phần thưởng mới, cuộc gọi trực tiếp và Hỏi & Đáp.
Đăng ký tại đây để là người đầu tiên biết khi nào khóa học mở lại!
