10 mẹo để hoàn thành công việc hôm nay

Sự trì hoãn là điều mà hầu hết mọi người đã phải đối mặt vào một thời điểm nào đó trong đời. Chúng ta bỏ dở mọi thứ, đặc biệt là những thứ nhàm chán, dài dòng, nặng nhọc, hoặc có thể thách thức chúng ta theo một cách bất ngờ hoặc không sáng suốt. Không phải là chúng tôi không nghĩ rằng mình có thể làm được (mặc dù đối với một số người, đó thực sự là một suy nghĩ đi vào tâm trí của họ); thường xảy ra trường hợp chúng tôi biết mình có thể làm được, nhưng chúng tôi không muốn.

Có thể đánh bại sự chần chừ thông qua một số mẹo đơn giản - bằng cách nhận thức rõ hơn về những suy nghĩ đánh bại bản thân mà bạn đang nói với bản thân về việc thực hiện nhiệm vụ và trở nên có tổ chức tốt hơn. Mặc dù các mẹo rất dễ dàng, nhưng việc đưa chúng vào sử dụng cần thực hành và lặp đi lặp lại. Đừng nản lòng nếu ban đầu bạn không thành công; chỉ cần thử lại. Hãy vượt qua sự trì hoãn của bạn bằng những mẹo sau:

1. Biết mất bao lâu.

Đôi khi chúng ta không làm điều gì đó vì chúng ta tưởng tượng sẽ mất nhiều thời gian hơn so với thực tế. Niềm tin sai lầm này khiến chúng ta thậm chí không thể bắt đầu điều gì đó. Thông thường, bạn có thể dễ dàng ước tính lượng thời gian thực tế cần để hoàn thành một nhiệm vụ bằng cách chỉ cần theo dõi lượng thời gian dành cho các nhiệm vụ chỉ một lần. Ví dụ: nếu bạn theo dõi rằng bạn mất khoảng 5 giờ học để đạt điểm cao trong bài kiểm tra lịch sử, bạn có thể sử dụng thông tin đó để giúp sắp xếp thời gian học tập tốt hơn cho các kỳ thi trong tương lai.

2. Không có thời gian như hiện tại.

Bạn sẽ không có động lực nào tốt hơn trong tương lai so với hiện tại, vào chính thời điểm này. Sai lầm phổ biến này khiến nhiều người hay trì hoãn chỉ đơn giản là gác lại mọi thứ trong tương lai khi họ đang ở trong “tâm trạng thích hợp”. Khả năng thành công của bạn trong bất kỳ nhiệm vụ nào không phụ thuộc vào tâm trạng của bạn. Đôi khi chúng ta phải làm điều gì đó mà chúng ta không thích, ngay cả khi chúng ta cảm thấy không thích nó, chỉ để hoàn thành nó.

3. Thách thức những suy nghĩ phi lý trí và sự bóp méo nhận thức trong nhật ký hàng ngày.

Rất nhiều điều chúng ta tự nói với bản thân rằng hãy tạm dừng làm việc gì đó thực ra là một trong những sai lệch nhận thức phổ biến. Thách thức suy nghĩ và niềm tin của bạn về cách bạn làm việc và cách hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất là điều bạn nên có thói quen làm hàng ngày. Đôi khi, việc ghi chép lại những suy nghĩ của bạn cần được thử thách cũng như phản ứng hợp lý đối với suy nghĩ của bạn đôi khi rất hữu ích đối với mọi người.

4. Tất cả các nhiệm vụ có thể và nên được chia nhỏ thành các phần.

Nhiệm vụ thường dễ dàng hơn khi chúng ta chia chúng thành các phần nhỏ hơn, dễ tiêu hóa hơn. Bạn thực hiện việc này bằng cách đặt các mốc thời gian nhỏ hơn, ngày hoàn thành các phần nhất định của nhiệm vụ đó. Ví dụ, viết một bài báo có thể có 5 hoặc 6 mốc quan trọng: (1) chọn chủ đề; (2) đề tài nghiên cứu; (3) sắp xếp các ghi chú thành một dàn ý trên giấy; (4) viết nháp thô; (5) có bạn bè đánh giá; (6) viết bản thảo cuối cùng và xem xét. Mỗi một trong số này nên được ghi chú trong nhà tổ chức với một ngày đến hạn. Dọn dẹp nhà để xe có thể là: (1) sắp xếp đồ đạc thành đống (a) để cất và sắp xếp trong nhà để xe, (b) vứt ra ngoài, (c) tìm chỗ trong nhà, và (d) cất vào kho; (2) xử lý cọc; (3) đem thùng rác đi đổ; (4) quét sạch nhà để xe.

5. Làm việc ngược lại so với ngày đến hạn.

Một số việc dễ dàng sắp xếp và đánh bại sự trì hoãn hơn những thứ khác. Những việc có ngày đến hạn - như một dự án, một bài thuyết trình lớn, cuộc họp hoặc kỳ thi - thường là dễ dàng nhất. Bắt đầu bằng cách làm việc ngược lại từ ngày đến hạn. Sử dụng thông tin thu thập được từ "biết mất bao lâu" và chia nhiệm vụ thành nhiều phần để đặt thời gian đếm ngược hàng tuần cho các phần cụ thể của nhiệm vụ và ngày phần đó cần được hoàn thành. Bằng cách này, bạn sẽ biết chính xác vị trí của mình hàng ngày và hàng tuần.

6. Theo dõi tất cả trong một trình tổ chức (hoặc ứng dụng trình tổ chức).

Một số người nhận thấy rằng một công cụ tổ chức (hoặc ứng dụng tổ chức) có thể là một công cụ vô giá trong việc giúp bản thân luôn hoàn thành công việc hàng ngày. Nhưng các nhà tổ chức không chỉ dành cho các dự án, cuộc hẹn, lớp học hay cuộc họp. Lưu ý các ngày nghỉ, thời gian bạn cần dành cho các hoạt động xã hội khác, các cuộc hẹn nghề nghiệp khác và những ngày ảnh hưởng đến lịch làm việc (hoặc trường học) của bạn. Đôi khi mọi người để những thứ này ra khỏi người tổ chức của họ, quên rằng một chuyến đi thăm một số bạn bè ở xa có thể dễ dàng ảnh hưởng đến thời gian học tập của họ trước một hoặc hai ngày vì họ phải đóng gói, sắp xếp cho vật nuôi của họ, v.v. ? Bạn đặt cược. Nếu việc lập lịch trình và sắp xếp tốt hơn giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn thì đó là một công cụ hữu ích mà bạn nên sử dụng.

7. Giữ một danh sách việc cần làm hàng ngày.

Một số người ghét chúng, một số người không thể sống thiếu chúng. Đối với hầu hết những người hay trì hoãn, bạn nên ghi lại danh sách việc cần làm mỗi ngày về những việc cần hoàn thành trong cả ngày và trong tuần. Ngay cả khi bạn phải viết một cái mới mỗi ngày, thì việc lưu giữ một danh sách như vậy sẽ giúp bạn kiểm soát được sự trì hoãn.

8. Bắt đầu mỗi ngày với việc xem xét lại ngày, tuần và danh sách việc cần làm của bạn.

Vào đầu mỗi ngày, hãy tạo thói quen bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách bắt đầu ngày hôm đó trong trình tổ chức của bạn và xem lại không chỉ các nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn của ngày đó mà còn xem xét cả tuần. Nếu đó là thứ Sáu, hãy xem xét tuần sau để phòng trường hợp có bất kỳ thời hạn nào vào thứ Hai tuần sau. Luôn cập nhật danh sách việc cần làm của bạn - gạch bỏ những việc đã hoàn thành, thêm những việc bạn cần làm trong tương lai và viết lại danh sách mỗi tuần một lần (hoặc tốt hơn là giữ cho tất cả được sắp xếp điện tử trên điện thoại di động của bạn hoặc tương tự) .

9. Luôn cập nhật lịch trình của bạn.

Một lịch trình chỉ tốt như hiện tại. Đánh dấu ngày đến hạn vào sổ hẹn của bạn ngay thời điểm đầu tiên bạn biết về chúng (chẳng hạn như một cuộc hẹn mới, một cuộc hẹn với bạn bè hoặc người quan trọng của bạn, một cuộc họp hoặc thời hạn dự án). Đôi khi mọi người bị lạc hoặc bối rối khi giữ một người tổ chức vì họ không dành thời gian hoặc nỗ lực cần thiết để duy trì và cập nhật nó. Hãy tập thói quen làm việc đó và nó sẽ trở thành bản chất thứ hai trong vòng vài tuần.

10. Kiểm soát lại và tự thưởng cho bản thân khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ.

Sự trì hoãn là một phương tiện giúp chúng ta làm tốt hơn các công việc, dự án, cuộc họp và ngày đến hạn. Thay vì kiểm soát cuộc sống của mình, chúng ta để trách nhiệm trong cuộc sống kiểm soát chúng ta. Bằng cách chống lại sự trì hoãn bằng các công cụ và chiến lược, bạn đang lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống của chính mình. Cảm giác có được cảm giác kiểm soát mới này có thể tiếp thêm sức mạnh và tái tạo năng lượng cho bạn, thậm chí cho phép bạn cân nhắc tham gia nhiều việc hơn trong tương lai.

Một phần của cảm giác được trao quyền cũng là để tự thưởng cho bản thân khi bạn hoàn thành nhiệm vụ. Bởi vì cuộc sống không chỉ đơn giản là hoàn thành mọi việc mà còn là tận hưởng quá trình. Ngay cả khi bạn không thể tận hưởng mọi nhiệm vụ cần phải hoàn thành, ít nhất bạn có thể tận hưởng thành công ngọt ngào khi hoàn thành nó với phần thưởng mã thông báo (chẳng hạn như mua cho mình một món quà nhỏ, thưởng thức thứ mà bạn thường không ăn, v.v. ). Nó cũng cung cấp cho bạn điều gì đó để mong đợi trong việc hoàn thành nhiệm vụ tiếp theo trong danh sách của bạn.