3 mẹo khác để đối phó với căng thẳng email
Thật là xấu hổ. Công nghệ được cho là sẽ giúp chúng ta có nhiều thời gian giải trí hơn và giải phóng chúng ta để có thể dành nhiều thời gian hơn cho cuộc sống của mình cho những thứ thực sự quan trọng - như gia đình, bạn bè và trải nghiệm. Thay vào đó, nó buộc chúng ta vào thiết bị của mình theo những cách mà các nhà phát minh của họ không bao giờ tưởng tượng được.
Vì vậy, nếu bạn cảm thấy căng thẳng vì luôn phải kết nối với thiết bị của mình để kiểm tra email và tin nhắn, thì đây là ba mẹo khác để giúp bạn đối phó.
Mẹo đối phó với căng thẳng khi nhắn tin và email
Ngoài các mẹo mà chúng tôi đã đề cập cách đây 5 năm - lọc nội dung quan trọng, thời gian phản hồi theo từng đoạn và dừng kiểm tra mỗi phút - đây là một số cách bổ sung đơn giản nhưng hiệu quả để giảm bớt căng thẳng khi nhắn tin và gửi email.
1. Sử dụng quy tắc 3 giây.
Một vấn đề phổ biến với email (nhiều hơn là văn bản) là chúng ta dành quá nhiều thời gian để quyết định phải làm gì với một email cụ thể. “Hmmm, anh ấy đã nêu ra rất nhiều điểm tốt trong email của mình, vậy tôi có nên trả lời chúng ngay bây giờ không, đợi để nói chuyện trực tiếp với anh ấy về điều đó, hay…?”
Buộc bản thân dành không quá 3 giây để quyết định xem phải làm gì với một email - trả lời email nhanh chóng, xóa, lưu trữ hoặc “việc cần làm” (lên lịch cho cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp, trả lời sau để có phản hồi lâu hơn hoặc thực hiện một số hành động tiếp theo khác). Mặc dù ban đầu có thể khó tuân thủ quy tắc này, nhưng bạn có thể ngạc nhiên khi có thói quen giới hạn thời gian ra quyết định của mình lại dễ dàng như thế nào. Đó là một cách nhanh chóng và dễ dàng để duyệt qua hộp thư đến của bạn với mọi email được xử lý nhanh chóng.
2. Tắt thông báo cho tất cả trừ những thứ quan trọng nhất.
Điều này có vẻ giống như việc tập trung vào một công cụ nhằm cải thiện luồng giao tiếp và năng suất của một người, nhưng điện thoại di động và máy tính để bàn ngày nay đang tràn ngập những phiền nhiễu về đa nhiệm thực sự khiến bạn phải làm việc kém hiệu quả và kém hiệu quả hơn.
Như tôi đã lưu ý trước đây, hầu hết mọi người thực sự là những người đa nhiệm khá tệ - nhưng trớ trêu thay, hầu hết mọi người đều nghĩ rằng họ đa nhiệm khá tốt. Công thức này tạo ra một kết quả kém. Tất cả chúng ta đều nghĩ rằng chúng ta sẽ hoàn thành rất nhiều việc khi chúng ta thực hiện đa nhiệm, nhưng chúng ta thực sự làm được ít hơn so với khi chúng ta chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.
Thông báo chỉ hữu ích khi chúng có ý nghĩa đặc biệt - nếu không, chúng chỉ trở thành tiếng ồn trắng nền trong thói quen hàng ngày của bạn. Vì vậy, những cửa sổ bật lên nhỏ thông báo rằng bạn có email mới chỉ đóng vai trò như những thứ gây mất tập trung đắt giá đối với khả năng hạn chế của não bạn trong việc xử lý các kích thích đến. Mọi thông báo mà bạn nhanh chóng xem đều phải trả giá.
Tắt chúng ngoại trừ những thông báo quan trọng nhất (như từ sếp của bạn hoặc dòng tiêu đề email có nội dung “Khẩn cấp” hoặc “Khẩn cấp”). Bạn có thể cho đồng nghiệp và gia đình của mình biết rằng bạn cũng đang thay đổi thói quen của mình, vì vậy không ai cảm thấy phiền rằng bạn hiện chỉ trả lời email bốn hoặc năm lần một ngày (thay vì ngay lập tức mỗi phút mỗi ngày).
Tắt thông báo cũng sẽ giúp bạn lên lịch trả lời email chỉ vài lần một ngày (thay vì bất cứ khi nào có thông tin mới). Điều này rất quan trọng để giúp bạn cảm thấy như mình đang chịu trách nhiệm về email của mình - không hề phụ thuộc vào nó.
3. Hủy đăng ký. Từ mọi thứ.
Các công ty muốn “thông báo cho chúng tôi” về mọi điều mới mẻ mà họ đang làm. Sự thật là hầu hết các bản tin và cập nhật sản phẩm mà chúng tôi đã đăng ký không bao giờ được đọc bởi gần 90 phần trăm những người mà họ được gửi đến. Các công ty biết điều này, nhưng họ vẫn gửi chúng cho những người không bao giờ mở những email này. Bạn là một trong số họ.
Vậy tại sao không ngăn chặn tận gốc vấn đề? Đi qua hộp email của bạn và thận trọng về việc hủy đăng ký nhận mọi bản tin hoặc email công ty mà bạn nhận được tự động gửi cho bạn. Bạn được phép giữ một hoặc hai cuốn nếu chúng có ý nghĩa quan trọng đối với bạn và bạn thực sự đọc. Nhưng phần còn lại chỉ góp phần khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và căng thẳng bởi số lượng email quá lớn mà bạn nhận được.
Chia sẻ những gì phù hợp với bạn trong
phần bình luận!
